Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz ustawy o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw.

Warszawa, 19 czerwca 2026 r. SEJM RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ X kadencja Prezes Rady Ministrów RM-0610-90-26

Pan Włodzimierz Czarzasty Marszałek Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej

Szanowny Panie Marszałku, na podstawie art. 118 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej przedstawiam Sejmowi Rzeczypospolitej Polskiej projekt ustawy

- o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz ustawy o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ma charakter deregulacyjny. Do prezentowania stanowiska Rządu w tej sprawie w toku prac parlamentarnych został upoważniony Minister Sprawiedliwości.

Z poważaniem Donald Tusk /podpisano kwalifikowanym podpisem elektronicznym/ Projekt U S T AWA

z dnia

o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw

Art. 1. W ustawie z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18 i 96 oraz z 2026 r. poz. 176, 187 i 644) wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 238 § 1 otrzymuje brzmienie:

„§ 1. Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to zgodę w formie dokumentowej, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Umowa spółki może przewidywać surowsze warunki udzielenia zgody.”;

2) w art. 243 w § 2 zdanie pierwsze otrzymuje brzmienie: „Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie dokumentowej, chyba że umowa spółki przewiduje surowsze wymogi jego udzielenia.”;

3) w art. 300⁹⁵ § 2 otrzymuje brzmienie:

„§ 2. Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie dokumentowej, chyba że umowa spółki przewiduje surowsze wymogi jego udzielenia. Kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów.”.

Art. 2. W ustawie z dnia 23 stycznia 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 176) w art. 1 w pkt 27 wprowadza się następujące zmiany:

1) w lit. a, w art. 476 w § 11 w pkt 2 wyrazy „art. 32813 § 1” zastępuje się wyrazami „art. 3285

§ 3”;

2) w lit. b, w art. 476 w § 21 wyrazy „art. 32813 § 1” zastępuje się wyrazami „art. 3285 § 3”.

Art. 3. 1. Do zgód, o których mowa w art. 238 § 1 ustawy zmienianej w art. 1, wyrażonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe.

2. Do pełnomocnictw, o których mowa w art. 243 § 2 oraz art. 300⁹⁵ § 2 ustawy zmienianej w art. 1, udzielonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe.

Art. 4. Ustawa wchodzi w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem art. 2, który wchodzi w życie z dniem 18 lutego 2027 r.

UZASADNIENIE

Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych wprowadza zmiany w ustawie z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18 i 96 oraz z 2026 r. poz. 176, 187 i 644). Celem projektowanych zmian jest zmniejszenie formalizmu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i dostosowanie regulacji Kodeksu spółek handlowych (KSH) do standardów cyfrowych. Obecny wymóg „pisemnej zgody” przewidziany w art. 238 § 1 KSH odnoszący się do formy zgody wspólnika na doręczanie zawiadomień o zwołaniu zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz „pisemnego pełnomocnictwa”, o którym mowa w art. 243 § 2 KSH dotyczący formy pełnomocnictwa do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością generuje nieuzasadnione koszty i bariery, szczególnie dla wspólników zagranicznych. Proponowana zmiana umożliwia stosowanie formy dokumentowej, w tym komunikacji elektronicznej, co odpowiada realiom obrotu (przykładowo: skan oryginału jest już formą dokumentową). Wymaga podkreślenia, iż w sytuacji, gdy dokumentacja korporacyjna jest w zasadzie całkowicie zdygitalizowana, nie znajduje uzasadnienia gromadzenie dokumentacji tradycyjnej. Regulacja przewiduje jednocześnie możliwość wprowadzenia surowszej formy w umowie.

Postulat odnoszący się do zmiany art. 238 § 1 KSH zmierza do zastąpienia wymogu wyrażenia przez wspólnika „pisemnej zgody” na doręczanie zawiadomień o zgromadzeniu wspólników drogą elektroniczną, zgodą wyrażoną w formie dokumentowej. Obecna regulacja, choć dopuszcza alternatywne metody doręczania, w praktyce okazuje się źródłem zbędnych trudności formalnych, zmusza bowiem wspólnika do składania odrębnego dokumentu z własnoręcznym podpisem lub podpisem kwalifikowanym, co szczególnie w przypadku zagranicznych udziałowców opóźnia procedurę i generuje koszty. Przekształcenie tej zgody w zgodę dokumentową pozwoliłoby zrealizować jej funkcję w sposób szybszy, prostszy i lepiej dostosowany do realiów cyfrowych, przy jednoczesnym zachowaniu istotnego elementu – identyfikacji osoby składającej oświadczenie. Wymaga podkreślenia, że w zmienianym art. 238 § 1 KSH przewidziano, iż umowa spółki może przewidywać surowsze warunki udzielenia zgody.

W odróżnieniu od pełnomocnictwa, które ma charakter incydentalny i może być udzielane w sytuacjach pilnych lub konfliktowych, zgoda na doręczenia elektroniczne jest zazwyczaj udzielana raz, na początku relacji ze spółką i obowiązuje przez dłuższy czas. Ryzyko nadużyć

w tym zakresie jest zatem mniejsze, a z punktu widzenia pewności obrotu bardziej przewidywalne.

Z kolei postulat zmiany art. 243 § 2 KSH zmierza do umożliwienia udzielania pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników w formie dokumentowej. Uzasadnienie tej propozycji opiera się na realiach funkcjonowania współczesnych spółek kapitałowych, w których coraz częściej zarówno komunikacja między wspólnikami, jak i samo odbywanie zgromadzeń przybiera formę zdalną. Tradycyjny wymóg formy pisemnej, rozumianej jako dokument opatrzony własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, okazuje się w praktyce zbyt rygorystyczny, nieprzystający do potrzeb rynku i barierą zwłaszcza dla inwestorów zagranicznych. Forma dokumentowa, uregulowana w art. 772 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071, z późn. zm.), pozwala na złożenie oświadczenia w dowolnej utrwalonej postaci (np. e-mail, plik PDF), o ile możliwa jest identyfikacja osoby, która je złożyła.

Zaproponowana zmiana stanowi zatem adekwatną odpowiedź na praktyczne trudności, jakie napotykają wspólnicy chcący udzielić pełnomocnictwa zdalnie, bez konieczności fizycznego podpisu. Jednocześnie konstrukcja, w której dopuszczenie formy surowszej niż dokumentowa uzależnione jest od woli samych wspólników wyrażonej w umowie spółki, zachowuje elastyczność i pozwala każdej spółce dostosować mechanizmy identyfikacyjne do własnych potrzeb i poziomu zaufania korporacyjnego.

Wymaga podkreślenia, że projektowana regulacja nie nakłada na spółki obowiązku dostosowania ani zmiany obowiązujących umów spółek. Ewentualna modyfikacja umowy spółki może nastąpić wyłącznie w sposób dobrowolny, jeśli wspólnicy uznają za zasadne skorzystanie z nowego uprawnienia przewidzianego w projektowanym przepisie. Regulacja ma zatem charakter fakultatywny i kreuje jedynie możliwość, a nie obowiązek, wprowadzenia do umowy spółki postanowień dopuszczających stosowanie formy dokumentowej.

Zmiana art. 30095 § 2 KSH ma na celu zapewnienie spójności kodeksowej regulacji wykonywania praw udziałowych przez pełnomocnika w spółkach kapitałowych niepublicznych oraz utrzymanie deregulacyjnego charakteru projektowanych rozwiązań. Wprowadzenie formy dokumentowej jako podstawowego standardu udzielenia pełnomocnictwa odpowiada utrwalonej praktyce obrotu, w której oświadczenia korporacyjne są składane i archiwizowane w postaci elektronicznej, a weryfikacja ich pochodzenia następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość. Jednocześnie rezygnacja z ustawowego rygoru nieważności dla niezachowania formy dokumentowej ogranicza ryzyko nadmiernie formalistycznych skutków w sytuacjach, w których umocowanie pełnomocnika jest w istocie niewątpliwe, a wada dotyczy wyłącznie technicznego sposobu utrwalenia oświadczenia. Rozwiązanie to wzmacnia pewność obrotu wewnątrzkorporacyjnego, zmniejsza liczbę potencjalnych sporów o charakterze czysto formalnym oraz pozostaje w zgodzie z zasadą autonomii woli wspólników (akcjonariuszy), przy czym umowa spółki zachowuje możliwość ustanowienia formy surowszej, adekwatnej do potrzeb konkretnej spółki. W konsekwencji projektowane ujednolicenie z regulacją spółki z ograniczoną odpowiedzialnością realizuje postulat przejrzystości i koherencji KSH, redukując nieuzasadnione różnice pomiędzy typami spółek o zbliżonej funkcji instytucji pełnomocnictwa.

Ponadto w art. 2 przewidziano zmianę w ustawie z dnia 23 stycznia 2026 r. o zmianie ustawy

– Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 176) poprzez zastąpienie w tej ustawie w art. 1 w pkt 27 w lit. a oraz w lit. b wyrazów „art. 32813 § 1” wyrazami „art. 3285 § 3”. Zmiany te mają charakter porządkujący i zmierzają do usunięcia błędnego odwołania.

Skutki społeczne, gospodarcze, finansowe i prawne: • Społeczne/gospodarcze – uproszczenie i obniżenie kosztów procedur w spółkach z o.o., • Finansowe – brak skutków dla budżetu państwa, pozytywne skutki dla przedsiębiorców (oszczędności), • Prawne – ujednolicenie regulacji KSH z innymi przepisami, które już dopuszczają formę dokumentową.

Propozycja zmiany była przedmiotem analiz deregulacyjnych i rekomendacji środowisk prawniczych i biznesowych (m.in. w ramach formularzy oceny propozycji deregulacyjnych). Spotkała się z pozytywną oceną jako działanie upraszczające prawo spółek i zmniejszające obciążenia dla przedsiębiorców.

Zgodnie z art. 4 projektowana ustawa wejdzie w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem art. 2, który wejdzie w życie z dniem 18 lutego 2027 r.

Projekt ustawy nie jest sprzeczny z prawem Unii Europejskiej.

Zgodnie z wymogami wymienionymi w art. 66–68 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, z późn. zm.) należy zaznaczyć, że projektowana ustawa ma charakter deregulacyjny i nie spowoduje dodatkowych obciążeń przedsiębiorców. Zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa (Dz. U. z 2025 r. poz. 677 oraz z 2026 r. poz. 160), a także mając na uwadze § 52 uchwały nr 190 Rady Ministrów z dnia 29 października 2013 r. – Regulamin pracy Rady Ministrów (M.P. z 2026 r. poz. 404), projekt ustawy został udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Rządowego Centrum Legislacji, w serwisie Rządowy Proces Legislacyjny. W trybie art. 7 ww. ustawy nie wpłynęły zgłoszenia zainteresowania pracami nad ww. projektem rozporządzenia.

Przewiduje się, że wpływ projektu ustawy na sytuację mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców będzie korzystny, ponieważ w efekcie wprowadzonych regulacji nastąpi odformalizowanie, a tym samym usprawnienie obrotu, zwłaszcza w stosunkach korporacyjnych. Będzie to korzystnie wpływało na konkurencyjność działania przedsiębiorców.

Projekt ustawy nie zawiera przepisów technicznych, a zatem nie podlega notyfikacji zgodnie z trybem przewidzianym w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu funkcjonowania krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych (Dz. U. poz. 2039 oraz z 2004 r. poz. 597).

Projekt ustawy nie wymaga przedstawienia właściwym organom i instytucjom Unii Europejskiej, w tym Europejskiemu Bankowi Centralnemu, w celu uzyskania opinii, dokonania powiadomienia, konsultacji lub uzgodnienia.

Nie dokonano oceny OSR w trybie § 32 uchwały nr 190 Rady Ministrów z dnia 29 października 2013 r. – Regulamin pracy Rady Ministrów.

Jednocześnie należy wskazać, że nie ma możliwości podjęcia alternatywnych, w stosunku do projektowanej ustawy, środków umożliwiających osiągnięcie zamierzonego celu.

Wejście w życie ustawy nie będzie miało negatywnego wpływu na konkurencyjność gospodarki i przedsiębiorczość, w tym na funkcjonowanie przedsiębiorstw, jak również nie będzie miało negatywnego wpływu na sytuację i rozwój regionalny. Nazwa projektu Data sporządzenia Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz 01.06.2026 r. ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw Źródło: Inicjatywa własna Ministerstwo wiodące i ministerstwa współpracujące Deregulacja Ministerstwo Sprawiedliwości Nr w Wykazie prac legislacyjnych Osoba odpowiedzialna za projekt w randze Ministra, Sekretarza i programowych Rady Ministrów: Stanu lub Podsekretarza Stanu UDER98 pod względem legislacyjnym i merytorycznym: Arkadiusz Myrcha, Sekretarz Stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości Kontakt do opiekuna merytorycznego projektu opiekun legislacyjny: Łukasz Paszka, Zastępca Dyrektora Departamentu Legislacyjnego e-mail: sekretariat.dl@ms.gov.pl; tel. 22 52 12 764 Tomasz Ulak, Główny Specjalista ds. Legislacji, Departament Legislacyjny e-mail: Tomasz.Ulak@ms.gov.pl; tel. 734 116 283 opiekun merytoryczny: Przemysław Wołowski, Zastępca Dyrektora Departamentu Prawa Cywilnego i Gospodarczego email: sekretariat.dpcig@ms.gov.pl; tel. 22 52 12 423 OCENA SKUTKÓW REGULACJI

1. Jaki problem jest rozwiązywany? Niniejszy projekt wprowadza zmiany w ustawie z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych1) (dalej KSH). Jego celem jest zmniejszenie formalizmu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i dostosowanie regulacji KSH do standardów cyfrowych. Aktualnie w ramach art. 238 § 1 KSH nałożony jest na wspólników wymóg wyrażenia pisemnej zgody na doręczanie zawiadomień o zwołaniu zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną. Regulacja, choć dopuszcza alternatywne metody doręczania, w praktyce okazuje się źródłem zbędnych trudności formalnych, zmusza bowiem wspólnika do składania odrębnego dokumentu z własnoręcznym podpisem lub podpisem kwalifikowanym. Podobny obowiązek wynika z art. 243 § 2 KSH i dotyczy formy pełnomocnictwa do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które musi być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Obecnie komunikacja między wspólnikami, jak i samo odbywanie zgromadzeń w spółkach kapitałowych coraz częściej przybiera formę zdalną. Tak więc tradycyjny wymóg formy pisemnej, rozumianej jako dokument opatrzony własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, okazuje się w praktyce zbyt rygorystyczny, nieprzystający do potrzeb rynku. Z uwagi na to, że wskazane wyżej rozwiązania generują nieuzasadnione koszty i bariery, szczególnie dla wspólników zagranicznych, zasadnym wydaje się wprowadzenie zmian, które umożliwią stosowanie formy dokumentowej, w tym komunikacji elektronicznej, co będzie adekwatne do obowiązujących realiów obrotu (np.: skan oryginalnego dokumentu stanowi formę dokumentową). Warto podkreślić, że w sytuacji, gdy dokumentacja korporacyjna jest w zasadzie całkowicie zdigitalizowana, nie znajduje uzasadnienia gromadzenie dokumentacji tradycyjnej. Nie ma możliwości podjęcia alternatywnych, w stosunku do projektowanej ustawy, środków umożliwiających osiągnięcie zamierzonego celu.

2. Rekomendowane rozwiązanie, w tym planowane narzędzia interwencji i oczekiwany efekt Wobec kwestii przedstawionych w pkt 1 OSR, proponuje się zmianę brzmienia art. 238 § 1 KSH, która zastąpi wymóg wyrażenia przez wspólnika pisemnej zgody na doręczanie zawiadomień o zgromadzeniu wspólników drogą elektroniczną, zgodą wyrażoną w formie dokumentowej. Projektowany przepis przewiduje, że zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie

1) Dz. U. z 2024 r. poz. 18 i 96 oraz z 2026 r. poz. 176, 187 i 644.

przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to zgodę w formie dokumentowej, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Przekształcenie zgody wyrażonej w formie pisemnej na zgodę dokumentową umożliwi realizację jej funkcji w sposób szybszy, prostszy i lepiej dostosowany do realiów cyfrowych, przy jednoczesnym zachowaniu istotnego elementu jakim jest identyfikacja osoby składającej oświadczenie. Warto zauważyć, że zgoda na doręczenia elektroniczne jest zazwyczaj udzielana raz, na początku relacji ze spółką i obowiązuje przez dłuższy czas, tak więc ryzyko nadużyć w tym zakresie wydaje się niewielkie. Wymaga podkreślenia, że w zmienianym art. 238 § 1 KSH przewidziano, iż umowa spółki może przewidywać surowsze warunki udzielenia zgody. Natomiast proponowana zmiana art. 243 § 2 KSH umożliwi wprowadzenie w ramach umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zapisu pozwalającego na udzielanie pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników w formie surowszej niż dokumentowa. Rozwiązanie to stanowi odpowiedź na praktyczne trudności, jakie napotykają wspólnicy chcący udzielić pełnomocnictwa zdalnie, bez konieczności fizycznego podpisu. Wskazana zmiana oznacza odejście od formy bardziej rygorystycznej na rzecz rozwiązania bardziej elastycznego, przy jednoczesnym zachowaniu możliwości zastrzeżenia przez wspólników w umowie spółki wymogów surowszych. Z perspektywy bezpieczeństwa obrotu prawnego oznacza to, że poziom ochrony nie jest już w pierwszej kolejności determinowany przez ustawowy rygor formalny, lecz w większym stopniu kształtowany jest przez decyzje wspólników oraz przyjęte rozwiązania korporacyjne. Wspólnicy zachowują bowiem możliwość dostosowania wymogów dotyczących formy pełnomocnictwa do uwarunkowań danej spółki, w tym utrzymania formy pisemnej lub wprowadzenia dodatkowych warunków identyfikacyjnych. Jednocześnie stosowanie formy dokumentowej jako rozwiązania pozbawionego mechanizmów identyfikacyjnych właściwych dla formy pisemnej może w praktyce wymagać wdrożenia przez spółki odpowiednich procedur weryfikacji umocowania pełnomocników, w szczególności w zakresie potwierdzania tożsamości mocodawcy oraz autentyczności dokumentu. Regulacja ta może zatem skutkować koniecznością dostosowania praktyki organizacyjnej spółek, przy czym zakres tych działań będzie zależny od decyzji wspólników oraz przyjętego modelu ładu korporacyjnego. Natomiast możliwość przewidzenia w umowie spółki surowszych wymogów dotyczących formy pełnomocnictwa pełni funkcję mechanizmu zabezpieczającego, pozwalającego na ograniczenie potencjalnych ryzyk w przypadkach, w których wspólnicy uznają to za uzasadnione. W rezultacie wpływ projektowanej regulacji na bezpieczeństwo obrotu prawnego jest zróżnicowany, przy czym projekt wprowadza rozwiązania umożliwiające jego dostosowanie do potrzeb uczestników obrotu.

Trzeba mieć jednak na uwadze, że zmiana ta wiąże się z określonymi ryzykami praktycznymi dla spółek oraz wspólników lub akcjonariuszy, wynikającymi z niższego stopnia sformalizowania tej formy w porównaniu z formą pisemną opatrzoną podpisem własnoręcznym. Forma dokumentowa, choć w pełni dopuszczalna na gruncie prawa cywilnego i adekwatna do obrotu elektronicznego, nie zawiera sama w sobie mechanizmów pozwalających na jednoznaczną identyfikację osoby składającej oświadczenie woli, co może w praktyce zwiększać podatność na posługiwanie się dokumentami nieautoryzowanymi, zmodyfikowanymi lub sporządzonymi przez osoby trzecie bez wiedzy wspólnika. Ryzyko to dotyczy w szczególności sytuacji, w których pełnomocnictwo przekazywane jest przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (np. poczty elektronicznej lub skanów dokumentów), gdzie istnieje możliwość podszywania się pod wspólnika lub wykorzystania danych identyfikacyjnych bez jego zgody. W konsekwencji po stronie spółek powstaje potrzeba stosowania dodatkowych mechanizmów weryfikacyjnych, które pozwolą ograniczyć ryzyko dopuszczenia do udziału w zgromadzeniu osoby nieuprawnionej. W praktyce mogą to być w szczególności: przyjmowanie pełnomocnictw wyłącznie z adresów komunikacji uprzednio wskazanych spółce, potwierdzanie udzielenia pełnomocnictwa poprzez kontakt zwrotny ze wspólnikiem, weryfikacja danych identyfikacyjnych pełnomocnika, a także stosowanie środków uwierzytelnienia elektronicznego, takich jak podpis kwalifikowany lub podpis zaufany. Wdrożenie takich rozwiązań może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami organizacyjnymi lub ewentualnymi kosztami po stronie spółek, jednak pozwala na ograniczenie ryzyk wynikających ze stosowania formy dokumentowej. Jednocześnie należy podkreślić, że możliwość zastrzeżenia w umowie spółki surowszych wymogów co do formy pełnomocnictwa stanowi mechanizm pozwalający na dostosowanie poziomu bezpieczeństwa do potrzeb danej spółki. Oznacza to, że wpływ projektowanej regulacji na ryzyko wykorzystania sfałszowanych lub nieautoryzowanych dokumentów, w praktyce będzie zależny od przyjętych rozwiązań korporacyjnych oraz stosowanych procedur weryfikacyjnych. Zmiana art. 30095 § 2 KSH ma na celu zapewnienie spójności kodeksowej regulacji wykonywania praw udziałowych przez pełnomocnika w spółkach kapitałowych niepublicznych oraz utrzymanie deregulacyjnego charakteru projektowanych rozwiązań. Wprowadzenie formy dokumentowej jako podstawowego standardu udzielenia pełnomocnictwa odpowiada utrwalonej praktyce obrotu, w której oświadczenia korporacyjne są składane i archiwizowane w postaci elektronicznej, a weryfikacja ich pochodzenia następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość. Ponadto w art. 2 przewidziano zmianę w ustawie z dnia 23 stycznia 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 176) poprzez zastąpienie w tej ustawie w art. 1 w pkt 27 w lit. a oraz w lit. b wyrazów „art. 32813 § 1” wyrazami „art. 3285 § 3”. Zmiany te mają charakter porządkujący i zmierzają do usunięcia błędnego odwołania. Wprowadza się także przepisy przejściowe, zgodnie z którymi:

1) do zgód, o których mowa w art. 238 § 1 ustawy zmienianej w art. 1, wysłanych wspólnikowi przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe;

2) do pełnomocnictw, o których mowa w art. 243 § 2 oraz art. 300⁹⁵ § 2 ustawy zmienianej w art. 1, udzielonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe. Podkreślić należy, że propozycja zmiany była przedmiotem analiz deregulacyjnych i rekomendacji środowisk prawniczych i biznesowych (m.in. w ramach formularzy oceny propozycji deregulacyjnych). Spotkała się z pozytywną oceną jako działanie upraszczające prawo spółek i zmniejszające obciążenia dla przedsiębiorców.

3. Jak problem został rozwiązany w innych krajach, w szczególności krajach członkowskich OECD/UE? Projektowane rozwiązania ze względu na stopień szczegółowości nie były poddawane analizie prawnoporównawczej.

4. Podmioty, na które oddziałuje projekt Grupa Wielkość Źródło danych Oddziaływanie Spółki z 633 618 Baza firm i osób2) Uproszczenie procedur w spółkach z ograniczoną ograniczoną (dostęp dnia odpowiedzialnością, poprzez: odpowiedzialnością 16.04.2026) − zastąpienie wymogu pisemnej zgody wspólnika na doręczanie zawiadomień zgodą wyrażoną w formie dokumentowej; − możliwość wprowadzenia w umowie spółki zapisu dopuszczającego pełnomocnictwo w formie dokumentowej; − obowiązek podejmowania działań identyfikacyjnych przez spółkę w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa; Proste spółki 4160 Baza firm i osób3) − wprowadzenie formy dokumentowej jako akcyjne (dostęp dnia podstawowego standardu udzielenia 16.04.2026) pełnomocnictwa.

5. Informacje na temat zakresu, czasu trwania i podsumowanie wyników konsultacji Zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa (Dz. U. z 2025 r. poz. 677 oraz z 2026 r. poz. 160), a także mając na uwadze § 52 uchwały nr 190 Rady Ministrów z dnia 29 października 2013 r. – Regulamin pracy Rady Ministrów (M.P. z 2026 r. poz. 404), projekt ustawy został udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Rządowego Centrum Legislacji, w serwisie Rządowy Proces Legislacyjny. W trybie art. 7 ww. ustawy nie wpłynęły zgłoszenia zainteresowania pracami nad ww. projektem ustawy. Skierowano projekt do konsultacji publicznych na 14 dni do organizacji, takich jak:

1. Naczelna Rada Adwokacka,

2. Krajowa Izba Radców Prawnych,

3. Krajowa Rada Notarialna,

4. Stowarzyszenie Sędziów Polskich „Iustitia”,

2) https://www.bnf.pl/katalog/baza/baza-spolek-z-ograniczona-odpowiedzialnoscia#:~:text=Baza%20z%20aktualnymi%20danymi%20aktywnych%20polskich%20sp%C3%B3%C5%82ek% 20z,odpowiedzialno%C5%9Bci%C4%85%20zawiera%20aktualne%20dane%20616%20458%20podmiot%C3%B3w%20gosp odarczych

3) https://baza.mgbi.pl/nowa-baza

5. Stowarzyszenie Sędziów „Themis”,

6. Porozumienie Samorządów Zawodowych i Stowarzyszeń Prawniczych,

7. Polski Związek Pracodawców Prawniczych,

8. Ogólnopolskie Stowarzyszenie Referendarzy Sądowych,

9. Stowarzyszenia Referendarzy Sądowych Lex Iusta,

10. Business Centre Club,

11. Federacja Przedsiębiorców Polskich,

12. Krajowa Izba Gospodarcza,

13. Konfederacja Lewiatan,

14. Naczelna Rada Zrzeszeń Handlu i Usług. Organizacja Samorządu Małych i Średnich Przedsiębiorstw,

15. Polskie Towarzystwo Gospodarcze,

16. Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej,

17. Związek Przedsiębiorców i Pracodawców,

18. Związek Rzemiosła Polskiego,

19. Instytut Allerhanda,

20. Fundacja na Rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego. Omówienie wyników konsultacji publicznych i opiniowania zawarto w załączonym raporcie z konsultacji i opiniowania.

6. Wpływ na sektor finansów publicznych (ceny stałe z 2026 r.) Skutki w okresie 10 lat od wejścia w życie zmian [mln zł] 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Łącznie (0–10) Dochody ogółem 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 budżet państwa 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 JST 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 pozostałe jednostki (oddzielnie) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Wydatki ogółem 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 budżet państwa 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 JST 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 pozostałe jednostki (oddzielnie) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Saldo ogółem 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 budżet państwa 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 JST 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 pozostałe jednostki (oddzielnie) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Projektowana zmiana nie wywoła skutków finansowych dla budżetu państwa i jednostek samorządu Źródła finansowania terytorialnego. Dodatkowe informacje, w tym wskazanie źródeł danych i Nie dotyczy. przyjętych do obliczeń założeń

7. Wpływ na konkurencyjność gospodarki i przedsiębiorczość, w tym funkcjonowanie przedsiębiorców, oraz na rodzinę, obywateli i gospodarstwa domowe Skutki Czas w latach od wejścia w życie zmian 0 1 2 3 5 10 Łącznie (0–10) W ujęciu duże przedsiębiorstwa pieniężnym sektor mikro-, małych i (w mln zł, średnich ceny stałe z przedsiębiorstw 2026 r.) rodzina, obywatele oraz gospodarstwa domowe duże przedsiębiorstwa W ujęciu sektor mikro-, małych i Projektowana regulacja będzie miała korzystny wpływ na sytuację przedsiębiorców, niepieniężnym średnich w szczególności spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, które dominują w przedsiębiorstw sektorze MŚP. Konsekwencją wprowadzonych zmian będzie uproszczenie i obniżenie kosztów procedur, ich odformalizowanie, a tym samym usprawnienie obrotu korporacyjnego, zwłaszcza w kontekście komunikacji elektronicznej i zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniach wspólników. Zmiany będą również pozytywnie wpływały na konkurencyjność przedsiębiorców, umożliwiając im szybsze i bardziej elastyczne działanie, bez zbędnych barier formalnych. Dodatkowo projekt przyczyni się do ujednolicenia przepisów Kodeksu spółek handlowych z innymi regulacjami dopuszczającymi formę dokumentową, co poprawi czytelność prawa i wyrówna sytuację prawną podmiotów funkcjonujących w różnych formach organizacyjnych. rodzina, obywatele oraz Brak wpływu. gospodarstwa domowe Niemierzalne rodzina, obywatele oraz gospodarstwa domowe, w szczególności osoby Brak wpływu. z niepełnosprawnością i starsze Dodatkowe informacje, w tym wskazanie Wejście w życie ustawy nie będzie miało negatywnego wpływu na konkurencyjność gospodarki źródeł danych i i przedsiębiorczość, w tym na funkcjonowanie przedsiębiorstw, jak również nie będzie miało przyjętych do obliczeń negatywnego wpływu na sytuację i rozwój regionalny. założeń

8. Zmiana obciążeń regulacyjnych (w tym obowiązków informacyjnych) wynikających z projektu nie dotyczy Wprowadzane są obciążenia poza bezwzględnie tak wymaganymi przez UE (szczegóły w odwróconej nie tabeli zgodności). nie dotyczy zmniejszenie liczby dokumentów zwiększenie liczby dokumentów zmniejszenie liczby procedur zwiększenie liczby procedur skrócenie czasu na załatwienie sprawy wydłużenie czasu na załatwienie sprawy inne: uproszczenie procedur inne: Wprowadzane obciążenia są przystosowane do ich tak elektronizacji. nie nie dotyczy Komentarz: Projekt będzie miał korzystny wpływ na skrócenie czasu załatwienia sprawy oraz uproszczenie procedur w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Wynika to z: − zastąpienia wymogu wyrażenia przez wspólnika pisemnej zgody na doręczanie zawiadomień o zgromadzeniu wspólników drogą elektroniczną, zgodą wyrażoną w formie dokumentowej; − umożliwienia wprowadzenia w ramach umowy spółki zapisu pozwalającego na udzielanie pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników w formie dokumentowej. Oświadczenie woli w postaci dokumentu uregulowane w art. 77² ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny4), pozwala na złożenie oświadczenia w dowolnej utrwalonej postaci (np. e-mail, plik PDF), o ile możliwa jest identyfikacja osoby, która je złożyła. Nie będzie już zatem wymagane składanie dodatkowych dokumentów opatrzonych własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Możliwość wyrażania zgody w formie dokumentowej ograniczy ponadto konieczność gromadzenia dokumentacji w formie tradycyjnej i przyczyni się do elektronizacji procedur.

4) Dz. U. z 2025 r. poz. 1071, z późn. zm.

9. Wpływ na rynek pracy Projektowana regulacja nie będzie miała wpływu na rynek pracy.

10. Wpływ na pozostałe obszary środowisko naturalne demografia informatyzacja sytuacja i rozwój regionalny mienie państwowe zdrowie sądy powszechne, administracyjne inne: lub wojskowe Omówienie wpływu Projekt nie będzie oddziaływał na pozostałe obszary.

11. Planowane wykonanie przepisów aktu prawnego Przewiduje się, że ustawa wejdzie w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem art. 2, który wejdzie w życie z dniem 18 lutego 2027 r.

12. W jaki sposób i kiedy nastąpi ewaluacja efektów projektu oraz jakie mierniki zostaną zastosowane? Efekty wejścia w życie projektowanych rozwiązań będą natychmiastowe i nie wymagają pomiaru.

13. Załączniki (istotne dokumenty źródłowe, badania, analizy itp.) Brak. Raport z konsultacji publicznych i opiniowania projektu ustawy o zmianie ustawy Kodeks spółek handlowych (UDER98)1

I. Zakres konsultacji publicznych i opiniowania: W ramach konsultacji publicznych projekt przekazano w dniu 17 grudnia 2025 r. na 14 dni do: Naczelnej Rady Adwokackiej, Krajowej Izby Radców Prawnych, Krajowej Rady Notarialnej, Stowarzyszenia Sędziów Polskich „Iustitia”, Stowarzyszenia Sędziów „Themis”, Porozumienia Samorządów Zawodowych i Stowarzyszeń Prawniczych, Polskiego Związku Pracodawców Prawniczych, Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Referendarzy Sądowych, Stowarzyszenia Referendarzy Sądowych Lex Iusta, Business Centre Club, Federacji Przedsiębiorców Polskich, Krajowej Izby Gospodarczej, Konfederacji Lewiatan, Naczelnej Rady Zrzeszeń Handlu i Usług. Organizacji Samorządu Małych i Średnich Przedsiębiorstw, Polskiego Towarzystwa Gospodarczego, Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej, Związku Przedsiębiorców i Pracodawców, Związku Rzemiosła Polskiego, Instytutu Allerhanda oraz do Fundacji na Rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego. W ramach opiniowania projekt został przesłany w dniu 17 grudnia 2025 r. na 14 dni do: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Pierwszego Prezesa Sądu Najwyższego, Krajowej Rady Sądownictwa, Prezesa Prokuratorii Generalnej RP, Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców oraz do prezesów wszystkich sądów apelacyjnych. Projekt został zamieszczony na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Rządowego Centrum Legislacji, stosownie do art. 5 ustawy z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa (Dz. U. z 2025 r. poz. 677 oraz z 2026 r. poz. 160). W trybie art. 7 ww. ustawy nie wpłynęły zgłoszenia zainteresowania pracami nad ww. projektem ustawy. Projekt nie podlegał przedstawieniu właściwym instytucjom i organom Unii Europejskiej, o których mowa w § 27 ust. 4 uchwały nr 190 Rady Ministrów z dnia 29 października 2013 r. – Regulamin pracy Rady Ministrów (M.P. z 2026 r. poz. 404). II. Omówienie wyników przeprowadzonych konsultacji publicznych i opiniowania: W ramach konsultacji publicznych uwagi do projektu ustawy zostały zgłoszone przez Krajową Radę Radców Prawnych, Krajową Radę Notarialną oraz Business Centre Club. Natomiast w ramach opiniowania uwagi zostały zgłoszone przez Sąd Najwyższy, Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz Prezesa Sądu Apelacyjnego w Katowicach i w Warszawie. Część uwag została uwzględniona. Pozostałe zostały wyjaśnione (sposób odniesienia został przedstawiony w załączonym zestawieniu uwag z konsultacji publicznych i opiniowania). Aktualny tytuł: projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw

Warszawa, dn. 20 lutego 2026 r. Zestawienie uwag zgłoszonych w trakcie konsultacji publicznych i opiniowania do projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych (UDER98)1

Lp. Podmiot Uwaga Treść uwagi Stanowisko MS zgłaszający dotyczy uwagi

1. Sąd Najwyższy Uwaga Potrzeba całościowego podejścia do kwestii formy Uwaga ogólna oświadczeń wspólnika składanego poszczególnym nieuwzględniona. spółkom - wzmianka

1. Na marginesie uwag dotyczących przedmiotowego Uwaga dotycząca projektu trzeba zwrócić uwagę na kwestię zasadniczą, potrzeby całościowego jaką jest potrzeba kompleksowego i niekazuistycznego podejścia do kwestii podejścia do zmian w kodeksach, w tym KSH. Częste formy oświadczeń i wycinkowe zmiany z istoty zagrażają bowiem wspólnika składanych stabilności systemu prawa oraz, jak pokazują poszczególnym spółkom doświadczenia ostatnich dekad, skutkować mogą zasługuje na niespójnością wewnątrz danego aktu normatywnego uwzględnienie co do (np. odnośnie do regulacji podobnych w istocie kierunku. Należy jednak kwestii, ale dotyczących różnych spółek, spośród zauważyć, że których tylko niektóre są przez ustawodawcę przedmiotowy projekt ma obejmowane nowymi rozwiązaniami). charakter deregulacyjny i

2. Z tej perspektywy trzeba zwrócić uwagę, że w punktowy, a jego celem przedmiotowym projekcie zawarto unormowanie jest uproszczenie wycinkowe, które nie jest w pełni spójne funkcjonowania spółki z rozwiązaniem podobnych kwestii dotyczących ograniczoną wspólników spółek innych niż spółka z o.o. odpowiedzialnością jako Projektowane rozwiązanie dotyczące pełnomocnictwa najczęściej jest częściowo (ale nie całkowicie z uwagi na inny wykorzystywanej w rygor niezachowania formy) podobne do nowego obrocie formy 1 Aktualny tytuł: projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw

rozwiązania kodeksowego dotyczącego prostej prowadzenia działalności (uproszczonej) spółki akcyjnej. Ponieważ gospodarczej. projektowane unormowanie nie jest podobne do Rozszerzenie zakresu rozwiązań dotyczących innych spółek, wejście w życie nowelizacji na pozostałe projektu nie będzie oznaczać ujednolicenia typy spółek prowadziłoby kodeksowej regulacji przedmiotowych kwestii. Brak do istotnego poszerzenia przy tym wyjaśnienia zawężonej perspektywy materii projektu oraz projektodawcy, która obejmuje tylko spółkę z o.o. Być nadania mu charakteru może wynika to z okoliczności powiązania kompleksowej reformy przedmiotowego projektu z szerszymi działaniami kodeksowej. rządowymi na rzecz deregulacji, w których jako Mając na względzie najistotniejszą gospodarczo wskazano ten rodzaj systemowy charakter spółki. Takie podejście, uzasadnione ekonomicznie, sygnalizowanego nie powinno jednak przesądzać o ograniczonym zagadnienia, uwagi Sądu postrzeganiu kodeksu jako takiego, a raczej stanowić Najwyższego zostały punkt wyjścia do kompleksowej oceny jego przekazane Komisji postanowień, w tym dotyczących podobnych Kodyfikacyjnej Prawa problemów w funkcjonowaniu innych rodzajów Cywilnego, której Zespół spółek. ds. prawa handlowego

3. Podobne praktyczne problemy, które projektodawca prowadzi obecnie stara się zniwelować w obrocie gospodarczym z przegląd regulacji udziałem spółki z o.o., dotyczyć mogą spółek Kodeksu spółek osobowych i spółek akcyjnych, które po wejściu w handlowych w celu życie projektu będą regulowane w sposób odmienny identyfikacji obszarów od spółki z o.o. i prostej (uproszczonej) spółki wymagających zmian akcyjnej. Odnośnie do spółek osobowych trzeba oraz opracowania dodatkowo zauważyć, że problem braku kodeksowej ewentualnych rozwiązań regulacji jest rozwiązywany przez przyjęcie, że o charakterze zagadnienie formy zawiadomień jest „poza kompleksowym. Kwestia zainteresowaniem ustawodawcy”, co skutkuje ujednolicenia regulacji potrzebą regulacji w umowie spółki albo dotyczących formy ukształtowania w drodze zwyczaju w danej spółce. pełnomocnictw oraz

Zauważa się przy tym, że jeżeli w umowie spółki nie komunikacji ma ustalonego trybu zaproszeń na zebranie korporacyjnej w wspólników albo wcześniej nie było ustalonego poszczególnych typach zwyczaju, to „nic nie stoi na przeszkodzie, aby w spółek zostanie zatem zaproszeniu na zebranie wspólników znalazły się poddana dalszej, wymogi przewidziane dla spółek kapitałowych”, o pogłębionej analizie w których była mowa wyżej (zob. A. Kidyba, A. Witosz, ramach odrębnych prac Obowiązek zawiadomienia o planie, [w:] A. Kidyba, kodyfikacyjnych. A. Witosz, Łączenie, podział i przekształcanie spółek handlowych, Warszawa 2010, pkt 2.3.2.7, Lex). Również z tych względów pożądane jest (i dla spójności wewnętrznej kodeksu i z perspektywy deregulacji rozumianej jako uproszczenie) rozważenie przez projektodawcę całościowej (kompleksowej) zmiany przepisów KSH również poza działem I tytułu III. W szczególności dotyczy to rozwiązań dotyczących spółki akcyjnej (art. 402 § 3 KSH), które mają zastosowanie też do spółki komandytowoakcyjnej (mocą odesłania w art. 126 § 1 pkt 2 KSH), a ponadto spółki europejskiej, o której mowa w art. 53 rozporządzenia Rady (WE) nr 2157/2001 z 8.102001 r. w sprawie statutu spółki europejskiej (SE) (Dz. U. UE. L. z 2001 r. Nr 294, s. 1 i in. ze zm.) oraz art. 15 i n. ustawy z dnia 4 marca 2005 r. o europejskim zgrupowaniu interesów gospodarczych i spółce europejskiej (Dz. U. z 2022 r. poz. 259, z późn. zm.). Postulować trzeba, żeby projektodawca rozważył zbadanie czy problemy rozwiązywane przez niego drogą przedmiotowego projektu występują też na gruncie innych przepisów kodeksu (tj. innych rodzajów spółek) oraz w razie ich identyfikacji, rozważenie poszerzenia zakresu

przedmiotowego projektu celem ich jednoczesnego rozwiązania.

4. Przy okazji ewentualnej kompleksowej nowelizacji kodeksu warto by również rozważyć rozwiązanie, powiązanych z materią projektu, problemu braku spójności między kodeksowymi przepisami dotyczącymi przedmiotowych kwestii, w tym zakresu zastosowania zgody wspólnika. Na tle obecnego, niejednoznacznego brzmienia art. 238 § 1 KSH w piśmiennictwie przyjmuje się, że taka zgoda wspólnika spółki z o.o. dotyczy zarówno kierowania korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych, jak i na wskazany adres poczty elektronicznej. Natomiast z art. 402 § 3 KSH, który odnosi się też do spółki komandytowo-akcyjnej (mocą odesłania w art. 126 § 1 pkt 2 KSH), wyraźnie wynika, że w spółce akcyjnej zgoda akcjonariusza dotyczy wysyłania zawiadomień tylko na wskazany przez niego inny adres poczty elektronicznej (inny niż ewentualnie widniejący w rejestrze akcjonariuszy), a nie jest ona potrzebna do kierowania przedmiotowej korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych.

5. Warto by też rozważyć ujednolicenie unormowania rygoru niedochowania formy, tj. zastrzeżenia rygoru nieważności (a tym samym daleko idących skutków, o których mowa w art. 73 k.c.) lub braku takiego rygoru odnośnie do formy udzielenia przez wspólnika pełnomocnictwa w poszczególnych spółkach. Projektowany art. 243 § 2 KSH nie zawiera takiego rygoru dla pełnomocnictwa wspólnika spółki z o.o., natomiast jest on przewidziany (odpowiednio do formy dokumentowej oraz formy pisemnej) w art. 300

[95] § 2 KSH, dotyczącym prostej (uproszczonej) spółki akcyjnej, oraz w art. 412[1] § 1 k KSH, dotyczącym spółki akcyjnej.

2. Krajowa Izba Uwagi Wady i ryzyka projektu. Mimo licznych zalet, projekt Uwaga Radców ogólne/OSR budzi również poważne wątpliwości. Kluczową nieuwzględniona. Prawnych kwestią jest bezpieczeństwo obrotu prawnego. W dobie zaawansowanych narzędzi graficznych, Zastrzeżenie rygoru stworzenie przekonującego skanu dokumentu z nieważności dla formy podpisem nie stanowi większego problemu dokumentowej technicznego. Ryzyko to jest szczególnie istotne w pełnomocnictwa nie kontekście pełnomocnictw do uczestnictwa w znajduje dostatecznego zgromadzeniach wspólników. Sfałszowanie uzasadnienia w potrzebie pełnomocnictwa w formie dokumentowej i ochrony bezpieczeństwa dopuszczenie na zgromadzenie “pełnomocnika” obrotu korporacyjnego. działającego na podstawie takiego dokumentu może Pełnomocnictwo do doprowadzić do podjęcia uchwał, które następnie będą udziału w zgromadzeniu kwestionowane w długotrwałych postępowaniach wspólników ma charakter sądowych. Projektodawca niejako jest świadomy tych wyłącznie fakultatywny i ryzyk i próbuje im przeciwdziałać poprzez służy jedynie ułatwieniu wprowadzenie obowiązku podejmowania przez spółkę wykonywania praw “odpowiednich, proporcjonalnych do celu działań udziałowych przez służących identyfikacji”. Problem polega jednak na wspólnika, nie zaś tym, że jest to klauzula generalna, która nie precyzuje, zapewnieniu jakie konkretnie działania spółka powinna podjąć. W prawidłowości samej praktyce oznacza to, że spółki będą musiały same procedury podejmowania wypracować procedury weryfikacyjne, co może uchwał. Wspólnik może prowadzić do znacznych rozbieżności w standardach bowiem uczestniczyć w stosowanych przez różne podmioty. zgromadzeniu osobiście, Ocena skutków regulacji zawiera wprawdzie a brak pełnomocnictwa przykładowe środki weryfikacyjne – takie jak nie wpływa na ważność okazanie oryginału pełnomocnictwa przy obrad ani skuteczność sporządzaniu listy obecności, przedstawienie podejmowanych

dokumentu tożsamości przez pełnomocnika, czynności. W sytuacji dołączenie kopii odpisu z KRS czy dokumentów niezachowania formy potwierdzających własność udziałów – ale są to dokumentowej ciężar jedynie sugestie, nie wiążące wymogi prawne. Brak wykazania istnienia jasnych standardów może prowadzić do niepewności umocowania obciąża prawnej i sporów sądowych. pełnomocnika Szczególnie problematyczna jest sytuacja, gdy (mocodawcę), co w pełnomocnictwo jest przesyłane elektronicznie praktyce prowadzi do bezpośrednio przed zgromadzeniem lub gdy konieczności zgromadzenie odbywa się w trybie całkowicie posługiwania się zdalnym. W takich przypadkach weryfikacja dokumentem autentyczności dokumentu i tożsamości mocodawcy umożliwiającym jest znacznie trudniejsza niż w sytuacji, gdy jednoznaczną pełnomocnik stawia się osobiście i może okazać identyfikację osoby oryginał dokumentu oraz swój dowód osobisty. udzielającej Powyższe zagadnienie odpowiedniej weryfikacji pełnomocnictwa. dokumentu pełnomocnictwa, osób wspólnika oraz Ewentualne pełnomocnika nabiera szczególnego znaczenia przy pełnomocnictwo ustne, uchwałach protokołowanych przez notariusza, w choć teoretycznie szczególności w przypadku zmiany umowy spółki (art. dopuszczalne na gruncie 255 § 3 KSH). ogólnych zasad prawa Istotne zastrzeżenie legislacyjne wywołuje brak cywilnego, nie daje zastrzeżenia rygoru nieważności dla wprowadzanej możliwości jego formy dokumentowej pełnomocnictwa, co ma miejsce wiarygodnej weryfikacji i w porównywalnym rozwiązaniu z prostej spółki z tego względu nie może akcyjnej (art. 300⁹⁵ § 2 KSH). Brak takiego rygoru stanowić realnej oznaczałby obowiązywanie formy czynności prawnej podstawy do dla celów dowodowych ad probationem (art. 74 KC), dopuszczenia do udziału co nie byłoby pożądane z perspektywy w zgromadzeniu ani do bezpieczeństwa obrotu. Pożądanym jest wprowadzenie wpisu na listę obecności. rygoru nieważności dla formy dokumentowej, co Mechanizmy praktyki definitywnie wprowadzi wymóg przedstawienia obrotu same zatem

pełnomocnictwa w przepisanej formie. eliminują tego rodzaju Pewnym mankamentem projektu jest brak analizy rozwiązania, bez potrzeby prawnoporównawczej. W ocenie skutków regulacji sięgania po sankcję wprost stwierdzono, że “projektowane rozwiązania ze nieważności. względu na stopień szczegółowości nie były Wprowadzenie poddawane analizie prawnoporównawczej”. To ustawowego rygoru podejście jest dyskusyjne. Forma pełnomocnictw nieważności korporacyjnych i wymogi dotyczące doręczeń prowadziłoby natomiast elektronicznych są regulowane w systemach prawnych do nadmiernego wszystkich krajów Unii Europejskiej a analiza formalizmu oraz do rozwiązań przyjętych w innych państwach nieproporcjonalnego członkowskich mogłaby dostarczyć cennych zaostrzenia wymogów dla wskazówek, zarówno co do potencjalnych korzyści, czynności o charakterze jak i ryzyk związanych z projektowanymi zmianami. wyłącznie Szczególnie interesujące byłoby zbadanie, jak inne wewnątrzkorporacyjnym. kraje radzą sobie z problemem weryfikacji Pozostawałoby to w autentyczności dokumentów w formie elektronicznej i sprzeczności z jakie wypracowały standardy należytej staranności dla deregulacyjnym celem spółek. Takie porównanie mogłoby pomóc w projektowanej sformułowaniu bardziej precyzyjnych wytycznych dla nowelizacji, której polskich spółek i zmniejszyć ryzyko niepewności założeniem jest prawnej. uproszczenie i uelastycznienie procedur funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przy jednoczesnym zachowaniu wystarczającego poziomu bezpieczeństwa prawnego. W odniesieniu natomiast

do braku analizy prawno-porównawczej wskazać należy, że projektowana regulacja ma charakter punktowy i deregulacyjny, dotyczy wyłącznie formy czynności korporacyjnych w ramach prawa krajowego oraz nie jest przedmiotem harmonizacji prawa Unii Europejskiej. Forma dokumentowa stanowi konstrukcję prawa polskiego, której treść normatywna nie jest tożsama z rozwiązaniami przyjętymi w innych porządkach prawnych, co ogranicza praktyczną użyteczność analiz komparatystycznych. W ocenie projektodawcy zakres i charakter zmian nie uzasadniają prowadzenia pogłębionych badań porównawczych, które byłyby właściwe przede wszystkim dla reform systemowych lub

kodyfikacyjnych, a nie dla zmian technicznych i upraszczających.

3. Sąd Najwyższy proj. art. 238 Uwagi dotyczące szczególnego obowiązku działań Uwaga uwzględniona.

§ 1 zd. 3 (staranności) spółki w kontekście zasad ogólnych KSH (art. 1 prawa prywatnego oraz regulacji podobnych kwestii w Uwaga poddająca w pkt 1 funkcjonowaniu innych spółek. wątpliwość, czy projektu) 1. Wątpliwości rodzi natomiast projektowane dodanie projektowane art. 238 § 1 oraz proj. art. zdania trzeciego w art. 238 § 1 KSH i art. 243 § 2 zd. 3 Kodeksu spółek 243 § 2 zd. 3 KSH oraz ujęcie tych przepisów. Projektodawca handlowych (art. 1 pkt 1 KSH (art. 1 zakłada w nich uzupełnienie, omówionego wyżej, projektu) oraz art. 243 § 2 pkt 2 rozwiązania pozwalającego na korzystanie przez zd. 3 (art. 1 pkt 2 projektu) wspólnika w relacjach ze spółką z o. o. formy projektu) są potrzebne do dokumentowej, o przepisy stanowiące o obowiązkach realizacji ochronnego podjęcia przez nią „odpowiednich, proporcjonalnych celu, zakładanego przez do celu, działań”, służących odpowiednio: projektodawcę, skoro „identyfikacji osoby składającej oświadczenie” (tj. podwyższony standard wspólnika, który wyraża w tej formie zgodę na należytej staranności i zawiadamianie go przez spółkę o zgromadzeniach odpowiedzialności spółki wspólników pocztą elektroniczną) oraz „identyfikacji wynika już z wspólnika i pełnomocnika w celu weryfikacji obowiązujących ważności pełnomocnictwa” (do uczestniczenia w przepisów o charakterze zgromadzeniu wspólników oraz wykonywania prawa ogólnym, a definicyjną głosu w imieniu wspólnika). 2. Co do zasady, cechą formy działalność spółki jako podmiotu korzystającego z dokumentowej jest dokumentów oraz odbiorcy oświadczeń (w tym ustalenie tożsamości pełnomocnictwa) powinna opierać się więc na osoby składającej ogólnym standardzie należytej staranności, która oświadczenie (co w podlega interpretacji w konkretnej sprawie z odniesieniu do uwzględnieniem jej charakteru i okoliczności. Zgodnie pełnomocnictwa z art. 355 § 2 k.c. należytą staranność dłużnika w rozszerzyć trzeba o zakresie prowadzonej przez niego działalności tożsamość osoby

gospodarczej określa się przy uwzględnieniu umocowanej) została zawodowego charakteru tej działalności, a tym samym uwzględniona poprzez jej poziom jest podniesiony w odniesieniu do usunięcie profesjonalisty (np. spółki prawa handlowego). przedmiotowych Obowiązek dołożenia staranności wynikającej z przepisów. zawodowego charakteru działalności, w powiązaniu z

– doprecyzowującymi jego granice – zasadą postępowania w sposób lojalny wobec spółki oraz możliwością działania w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, znajduje swój wyraz również w kodeksowej regulacji odpowiedzialności członka zarządu spółki z o.o. (art. 293 § 3 KSH). Podwyższone wymagania należy odnosić również do innych czynności dokonywanych przez spółkę, w tym działań jej organów i innych osób zaangażowanych w prowadzenie jej spraw. Wynika to z ogólnych zasad prawa gospodarczego prywatnego oraz kryteriów kompleksowej oceny funkcjonowania przedsiębiorstwa (due diligence), które zakładają w stosunku do spółki wymogi niż obowiązki obciążające w obrocie cywilnym podmioty nieprofesjonalne. Tytułem przykładu można wskazać wytyczne OECD dotyczące należytej staranności w odpowiedzialnym prowadzeniu działalności biznesowej z 2018 r. (https://www.gov.pl/web/funduszeregiony/wytyczne-dotyczace-nalezytej-starannosci).

3. W orzecznictwie akcentuje się, że ocena takiej staranności w stosunku do spółki jest znacznie surowsza od staranności ogólnie wymaganej. Wynika to z faktu, że istotą działalności gospodarczej jest wymóg posiadania niezbędnej wiedzy fachowej w określonej dziedzinie, przy czym nie chodzi tu jedynie

o czysto formalne kwalifikacje, ale wszelkie standardy dla danego obszaru prowadzonej działalności. Występują „istotnie zwiększone” oczekiwania co do umiejętności, wiedzy, skrupulatności i rzetelności, zapobiegliwości i zdolności (zob. uzasadnienie wyroku SN z 15 października 2023 r., II CSKP 2044/22).

4. Wynikający z obecnego stanu normatywnego zakres obowiązków spółki wynika z uwzględnienia jej zawodowego charakteru działalności i jego rozmiaru oraz specyfiki relacji korporacyjnych między wspólnikiem i spółką. Stąd trzeba przyjąć, że spółka jako profesjonalny uczestnik obrotu cywilnoprawnego, ma już na gruncie obecnego stanu normatywnego obowiązek odpowiedniej weryfikacji otrzymywanej korespondencji i oświadczeń. Weryfikacja ta powinna się przy tym odbywać w sposób proporcjonalny i przy zastosowaniu zakresu środków odpowiednich do celu, któremu służą (w tym z uwzględnieniem specyfiki zgód, o których mowa w art. 238 § 1 KSH, oraz udzielenia pełnomocnictwa i umocowania pełnomocnika, o którym mowa w art. 243 § 2 KSH). Zastosowanie znajdują bowiem ogólne rozwiązania prawa cywilnego i prawa gospodarczego prywatnego, które uwzględniają profesjonalny status spółki i podwyższone w związku z tym wymagania staranności. Należyta staranność w odniesieniu do spółki jest też elementem treści ładu korporacyjnego. W rozumieniu tego pojęcia i standardu o charakterze prawnym i ekonomicznym, spółka (w tym jej organy) jest zobowiązana do rzetelnego i lojalnego działania w interesie zarówno spółki, jak i wspólników, o których

mowa w nowelizowanych przepisach.

5. Już z definicji formy dokumentowej jako takiej wynika, że na podstawie danego dokumentu możliwe jest ustalenie tożsamości osoby składającej oświadczenie. Zgodnie z art. 77[2] k.c. zachowanie dokumentowej formy czynności prawnej oznacza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Kodeksowe ujęcie przedmiotowej formy obejmuje więc też z istoty identyfikację wspólnika, o którym ma być mowa w dodawanych zd. 3 art. 238 § 1 KSH i art. 243 § 2 KSH.

6. Mając na względzie powyższe, trzeba wyrazić wątpliwość, czy projektowane, podobne art. 238 § 1 KSH zd. 3 oraz art. 243 § 2 zd. 3 KSH są potrzebne dla realizacji ochronnego celu,zakładanego przez projektodawcę, skoro podwyższony standard należytej staranności i odpowiedzialności spółki wynika już z obowiązujących przepisów o charakterze ogólnym, a definicyjną cechą formy dokumentowej jest ustalenie tożsamości osoby składającej oświadczenie (co w odniesieniu do pełnomocnictwa rozszerzyć trzeba o tożsamość osoby umocowanej).

7. Można w szczególności wyrazić obawę, że te projektowane przepisy, mówiące o obowiązku podjęcia przez spółkę „odpowiednich, proporcjonalnych do celu, działań”, mogą w praktyce zostać odczytane inaczej niżzakłada to projektodawca. Wprowadzenie przepisów o zakresie obowiązków w brzmieniu innym niż to przewidują ogólne zasady obowiązków i odpowiedzialności spółki (doprecyzowane w orzecznictwie) rodzi zawsze pewne

ryzyko. W praktyce może wystąpić albo zbyt wysokie (w stosunku do zakładanego w uzasadnieniu projektu i ocenie skutków regulacji) podniesienie ogólnych wymogów staranności w obrocie prawnym w stosunku do spółki z o.o. akurat przy odczytywaniu powyższych oświadczeń oraz pełnomocnictw (co może godzić w ogólny kierunek projektu i w praktyce paraliżować funkcjonowanie formy dokumentowej), albo nowe przepisy mogą zostać zinterpretowane jako obniżenie standardu odpowiedzialności profesjonalisty, który wynika z ogólnych zasad prawa cywilnego i gospodarczego prywatnego. Taka interpretacja projektowanych zdań trzecich art. 238 § 1 zd. 3 KSH i art. 243 § 2 KSH może w szczególności zrodzić niepotrzebne problemy w razie kwestionowania przez spółkę złożonych oświadczeń lub udzielonych pełnomocnictw, jak również w razie zaskarżania przez wspólników uchwał zgromadzenia wspólników z powołaniem się na dokonanie lub niedokonanie zawiadomienia w przedmiotowej formie.

8. KSH zd. 3 i art. 243 § 2 KSH wydaje się konstrukcją poprawniejszą i gwarantującą realizację zamierzenia projektodawcy. Takie ujęcie nie powinno rodzić wątpliwości co do tego, że stopień staranności wymagany przez spółkę przy uwzględnianiu formy dokumentowej oświadczeń jest podwyższony. Zarazem oznacza ono, że przy ocenie oświadczeń składanych przez wspólnika powinny być brane pod uwagę dotychczasowe relacje i praktyka wewnątrzkorporacyjna oraz specyfika danej spółki. 9. Za powyższym stanowiskiem przemawia dodatkowo potrzeba kompleksowego i wybiegającego poza zakres

przedmiotowy projektu (obejmującego tylko spółkę z o.o.) spojrzenia na kodeksową regulację formy składania oświadczeń spółce przez wspólnika, co jest postulowane w dalszych uwagach. Przeciwko powyższemu stanowisku nie musi natomiast przemawiać obecne brzmienie art. 300 [95] § 2 KSH który został powołany w uzasadnieniu projektu, o czym niżej.

10. Projektodawca powołuje się na podobieństwo z art. 300 [95] § 2 KSH, dotyczącego prostej (uproszczonej) spółki akcyjnej, który w kodeksie jest de facto nowością (zastosowanie od 1 marca 2021 r.). Zgodnie z tym przepisem pełnomocnictwo do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga formy dokumentowej pod rygorem nieważności, a spółka „podejmuje odpowiednie, proporcjonalne do celu działania służące identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa”. Argument z brzmienia nowego przepisu dotyczącego prostej (uproszczonej) spółki akcyjnej wymaga jednak uzupełnienia o sprawdzenie czy praktyka jego interpretacji przemawia za tym, że jest on potrzebny i przynosi on skutki zgodne z zamierzeniami ustawodawcy. Zauważyć trzeba, że przeciwny argument może płynąć z kodeksowego unormowania omawianej kwestii w stosunku do wspólników innych spółek. Podobnego do projektowanego rozwiązania nie zawiera w szczególności art. 412[1] § 1 KSH dotyczący spółki akcyjnej. Zgodnie z tym przepisem za wyjątkiem spółki publicznej, pełnomocnictwo do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu i

wykonywania prawa głosu wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W publicznej spółce akcyjnej udzielenie pełnomocnictwa może nastąpić na piśmie bądź w postaci elektronicznej, przy czym nie jest wymagane opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podobnego rozwiązania nie zawierają również przepisy kodeksowe dotyczące innych spółek, z tym, że raczej z tego powodu, że generalnie brak w nich regulacji formy przedmiotowych czynności (co z kolei ma znaczenie dla ogólniejszego postulatu bardziej kompleksowego i wykraczającego poza spółkę z o.o. podejścia do przedmiotowej problematyki, prezentowanego niżej). Tym samym, w razie przyjęcia opiniowanego projektu, w kodeksie (zarówno obecnie, jak i w razie wejścia w życie projektowanej zmiany) nadal nie będzie występowało jednolite ujęcie dotyczące udzielania przez wspólnika pełnomocnictwa, mimo że za zróżnicowaniem nie przemawiają różnice między poszczególnymi rodzajami spółek.

11. Ponadto trzeba zwrócić uwagę na pewną niekonsekwencję terminologiczną poszczególnych zmian przewidzianych projektem. Treść obu dodawanych przepisów różni się, mimo że cele projektodawcy są tożsame. Projektowane dodatkowe zdanie w art. 238 § 1 KSH mówi o „identyfikacji osoby składającej oświadczenie”, natomiast podobne zdanie w art. 243 § 2 KSH stanowi o „identyfikacji wspólnika i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa”. Warto przy tym zasygnalizować, że pojęcie „surowsze wymogi jego udzielenia” stosowane jest raczej w piśmiennictwie

niż w treści przepisów prawnych, w których mowa jest najczęściej o szczególnych lub dodatkowych wymaganiach formy oświadczenia.

4. Rzecznik proj. art. 238 W przedstawionej uwadze do projektowanego nowego Małych i § 1 KSH (art. brzmienia art. 238 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 Uwaga uwzględniona. Średnich 1 pkt 1 r. – Kodeks spółek handlowych (art. 1 pkt 1 projektu), Przedsiębiorców projektu) który przewiduje zapewnienie wspólnikom Po analizie możliwości ujęcia kwestii formy zgody, co do sposobu przedstawionych uwag doręczania zawiadomień o zgromadzeniu wspólników dokonano korekty w umowie spółki postulowano dodanie zastrzeżenia w projektowanego nowego obrębie ww. przepisu, zgodnie z którym „umowa brzmienia art. 238 § 1 spółki może przewidywać surowsze wymogi dotyczące ustawy z dnia 15 formy wyrażenia zgody, w tym formę pisemną.”. Autor września 2000 r. – uwag podkreślił, iż zapewnienie możliwości Kodeks spółek uczestnictwa wspólnika w walnych zebraniach spółki handlowych (art. 1 pkt 1 należy uznać za jego fundamentalne uprawnienie, ze projektu), poprzez względu na prawidłowe i sprawne jej funkcjonowanie. dodanie w Ponadto proponowana w projekcie forma projektowanym przepisie dokumentowa takiego zawiadomienia może być zastrzeżenia, że umowa wystarczająca w większości wypadków, lecz warto spółki może przewidywać zauważyć, że w spółkach o dużej wartości aktywów surowsze warunki lub z rozproszonymi udziałami – istnieje ryzyko udzielenia zgody. komplikacji mogących prowadzić do nieprawidłowości (także niezamierzonych). Możliwość fakultatywnego zastrzeżenia formy pisemnej dla zgody, o której mowa w omawianym przepisie, pozostawia wspólnikom samodzielność w zakresie określania najbardziej dla nich odpowiednich procedur z zakresu zawiadamiania o zgromadzeniu wspólników.

5. Prezes proj. art. 238 W uwadze wskazano, że projektowane nowe Urzędu Ochrony Uwaga uwzględniona.

§ 1 KSH (art. brzmienie art. 238 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 Danych

Osobowych 1 pkt 1 r. – Kodeks spółek handlowych (art. 1 pkt 1 projektu), Wymienione uwagi projektu) które przewiduje po zdaniu drugim dodanie zdania zostały uwzględnione trzeciego w brzmieniu: „Spółka podejmuje poprzez wprowadzenie odpowiednie, proporcjonalne do celu działania środki zmian w projekcie ustawy służące identyfikacji osoby składającej (usunięcie z projektu oświadczenie.”, jest nieprecyzyjne i może prowadzić kwestionowanego do podjęcia przez administratorów decyzji o wyborze sformułowania). środków identyfikacji osoby niezgodnych z rozporządzeniem 2016/679 (np. żądania przekazania skanu dokumentu tożsamości). Ponadto podkreślono, że projektowany przepis powinien enumeratywnie wymieniać dopuszczalne sposoby identyfikowania tożsamości oraz okoliczności, w których się je stosuje albo określenie wymogów, jakie ten sposób identyfikacji powinien spełnić. Uwaga odnosi się analogicznie do art. 1 pkt 2 projektu ustawy zmieniającego § 2 w art. 243 Kodeksu spółek handlowych.

6. Business Centre proj. art. 238 Zmiana polegająca na zastąpieniu wymogu pisemnej Club Uwaga uwzględniona.

§ 1 KSH (art. zgody oraz pisemnego pełnomocnictwa formą 1 pkt 1 dokumentową w art. 238 i 243 Kodeksu spółek Uwaga dotycząca art. 238 projektu) handlowych jest zgodna z kierunkiem cyfryzacji i 243 w zakresie oraz proj. art. obrotu gospodarczego i zmniejsza formalizm w podejmowania przez 243 § 2 KSH spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. spółkę proporcjonalnych i (art. 1 pkt 2 odpowiednich działań projektu) Komunikacja między wspólnikami oraz odbywanie przy identyfikacji – zgromadzeń w spółkach kapitałowych coraz częściej uwzględniona poprzez odbywa się zdalnie, dlatego dotychczasowe wymogi wprowadzenie zmian w były zbyt rygorystyczne i nie odpowiadały realiom projekcie ustawy. rynku. Nowe rozwiązania ułatwią i przyspieszą komunikację, obniżą koszty oraz zapewnią większą elastyczność przy zwoływaniu zgromadzeń

wspólników, a tym samym przy podejmowaniu decyzji w spółce. Istotnym elementem projektu jest wprowadzenie obowiązku podejmowania przez spółkę odpowiednich, proporcjonalnych działań w celu identyfikacji osoby składającej oświadczenie ze zgodą na wysyłanie zawiadomień na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, czy też przy weryfikacji ważności pełnomocnictwa. Zwiększa to bezpieczeństwo obrotu i pozwala spółkom dostosować mechanizmy identyfikacji do własnych potrzeb oraz poziomu zaufania w strukturze właścicielskiej. Zastrzeżenia mogą budzić nieprecyzyjne kryteria identyfikacji, które warto byłoby doprecyzować w wytycznych, aby uniknąć rozbieżności w praktyce. Zgodnie z projektem spółki mogą w umowie przewidzieć również surowsze wymogi w zakresie formy udzielenia pełnomocnictw, co zapewnia decyzyjność spółki w tym zakresie. Samo wprowadzenie takich zapisów wymaga, jednakże zmiany umowy spółki. Ogólnie projekt upraszcza procedury i jest korzystny dla przedsiębiorców, jednakże zapis w zakresie podejmowania przez spółkę proporcjonalnych i odpowiednich działań przy identyfikacji może rodzić problemy interpretacyjne.

7. Prezes Sądu proj. art. 238 W odpowiedzi na pismo z dnia 17 grudnia 2025 r. Apelacyjnego w Uwaga uwzględniona.

§ 1 KSH (art. znak DL-III.431.1.2025 dotyczące projektu ustawy o Warszawie 1 pkt 1 zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych Uwaga dotycząca proj. projektu) (UDER98) uprzejmie informuję, że Wiceprezes ds. art. 238 i 243 w zakresie oraz proj. art. Gospodarczych Sądu Okręgowego w Warszawie podejmowania przez 243 § 2 KSH wskazuje, iż zapis: „Spółka podejmuje odpowiednie, spółkę proporcjonalnych i (art. 1 pkt 2 proporcjonalne do celu działania służące identyfikacji odpowiednich działań

projektu) osoby składającej oświadczenie” jest tak dalece przy identyfikacji - nieprecyzyjny, że będzie wywoływał w praktyce uwzględniona poprzez ogromne problemy interpretacyjne. W przepisie nie wprowadzenie zmian w ma mowy, choćby o przykładowych czynnościach, projekcie ustawy. jakie ma podjąć spółka w celu identyfikacji, a zapis „proporcjonalne do celu działania” jest niezrozumiały. W pozostałym, zakresie w obszarze apelacji warszawskiej nie zgłoszono uwag do projektów.

8. Prezes Sądu proj. art. 243 Pozwalam sobie zgłosić następujące uwagi do Apelacyjnego 1. Uwaga dotycząca

§ 2 KSH (art. projektu przedstawionego przy tymże piśmie: 1. w Katowicach uzasadnienia – 1 pkt 2 dostrzegam sprzeczność uzasadnienia z projektem w uwzględniona. projektu) zakresie zmiany art. 243 § 2 ksh. Projekt przewiduje jako regułę pełnomocnictwo w formie dokumentowej, 2. Uwaga dotycząca chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Tymczasem zastrzeżenia rygoru w uzasadnieniu projektu czytamy, że postulat zmiany nieważności - art. 243 § 2 KSH zmierza do umożliwienia, aby nieuwzględniona. umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością Zastrzeżenie rygoru przewidywała możliwość udzielania pełnomocnictwa nieważności dla formy do udziału w zgromadzeniu wspólników w formie dokumentowej dokumentowej. Stąd wedle uzasadnienia forma pełnomocnictwa nie dokumentowa pełnomocnictwa miałaby być jedynie znajduje dostatecznego wyjątkiem przewidzianym umową spółki. Tymczasem uzasadnienia w potrzebie w myśl projektowanej regulacji forma dokumentowa ochrony bezpieczeństwa ma być zasadą, o ile umowa spółki nie stanowi obrotu korporacyjnego. inaczej; 2. projekt w zakresie zmiany art. 243 § 2 ksh Pełnomocnictwo do generuje ryzyko sporów korporacyjnych z dwóch udziału w zgromadzeniu przyczyn: a. po pierwsze poprzez brak zastrzeżenia wspólników ma charakter rygoru nieważności dla projektowanej formy wyłącznie fakultatywny i dokumentowej. W takiej sytuacji skuteczne wydaje się służy jedynie ułatwieniu udzielenie pełnomocnictwa nawet ustnie (art. 74 § 1 wykonywania praw kc w zw. z art. 2 ksh), co grozi destabilizacją sytuacji udziałowych przez w spółce. Z praktyki wiadomo bowiem, że wspólnika, nie zaś

pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu zapewnieniu wspólników bywa udzielane w sytuacjach pilnych i prawidłowości samej konfliktowych. Dlatego proponowana regulacja jest procedury podejmowania niewłaściwa, zwłaszcza że dotyczyć ma także już uchwał. Wspólnik może istniejących spółek. Nie negując potrzeby deregulacji bowiem uczestniczyć w wydaje się wskazane, aby odwrócić regułę zgromadzeniu osobiście, przewidzianą przez nowe brzmienie art. 243 § 2 ksh a brak pełnomocnictwa poprzez brzmienie: „Pełnomocnictwo powinno być nie wpływa na ważność udzielone w formie pisemnej pod rygorem obrad ani skuteczność nieważności, chyba że umowa spółki przewiduje podejmowanych możliwość jego udzielenia w formie dokumentowej czynności. W sytuacji pod rygorem nieważności”; b. po drugie dlatego, że niezachowania formy nie wyklucza możliwości zastrzeżenia w umowie dokumentowej ciężar spółki formy surowszej np. aktu notarialnego, co może wykazania istnienia prowadzić do utrudnienia udziału w zgromadzeniu umocowania obciąża wspólników wspólnikom mniejszościowym, pełnomocnika zwłaszcza osobom starszym lub zagranicznym. W (mocodawcę), co w takiej sytuacji skutek wprowadzanej zmiany byłby praktyce prowadzi do odwrotny od deklarowanego w uzasadnieniu projektu. konieczności Do takiej treści projektu nie przekonuje fakt, że posługiwania się skuteczne zastrzeżenie wymogu formy surowszej dokumentem wymaga jego umieszczenia w umowie spółki. umożliwiającym Zastrzeżenie to bowiem może zostać wprowadzone do jednoznaczną umowy spółki z pominięciem wspólnika identyfikację osoby mniejszościowego (art. 246 § 1 ksh). Generuje to udzielającej ryzyko nowych sporów korporacyjnych przed sądami pełnomocnictwa. okręgowymi dotyczących uchylenia uchwał Ewentualne wspólników w tym przedmiocie. pełnomocnictwo ustne, choć teoretycznie dopuszczalne na gruncie ogólnych zasad prawa cywilnego, nie daje

możliwości jego wiarygodnej weryfikacji i z tego względu nie może stanowić realnej podstawy do dopuszczenia do udziału w zgromadzeniu ani do wpisu na listę obecności. Mechanizmy praktyki obrotu same zatem eliminują tego rodzaju rozwiązania, bez potrzeby sięgania po sankcję nieważności. Wprowadzenie ustawowego rygoru nieważności prowadziłoby natomiast do nadmiernego formalizmu oraz do nieproporcjonalnego zaostrzenia wymogów dla czynności o charakterze wyłącznie wewnątrzkorporacyjnym. Pozostawałoby to w sprzeczności z deregulacyjnym celem projektowanej nowelizacji, której założeniem jest uproszczenie i

uelastycznienie procedur funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przy jednoczesnym zachowaniu wystarczającego poziomu bezpieczeństwa prawnego.

9. Krajowa Rada Uzasadnienie Zarazem jednak Krajowa Rada Notarialna zaznacza, Notarialna 1. Uwaga dotycząca projektu że choć w uzasadnieniu projektu wskazano, iż uzasadnienia – /przedłużenie „postulat zmiany art. 243 § 2 KSH zmierza do uwzględniona. vacatio legis umożliwienia, aby umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przewidywała 2. Uwaga dotycząca możliwość udzielanie pełnomocnictwa do udziału w vacatio legis – zgromadzeniu wspólników w formie dokumentowej“, nieuwzględniona. w przedstawionym projekcie przewidziano Zgłoszona uwaga nie rozwiązanie, w którym przewiduje się nadanie wymaga uwzględnienia. wspomnianemu § 2 treści, wedle której Projektowane „pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie rozwiązania mają dokumentowej, chyba że umowa spółki przewiduje charakter liberalizujący i surowsze wymogi jego udzielenia “. Zatem przy nie nakładają na spółki utrzymaniu brzmienia projektu, to nie umowa spółki nowych obowiązków ani będzie przewidywać możliwość udzielenia wymogów pełnomocnictwa w formie dokumentowej, lecz dostosowawczych. wynikać to będzie już ex lege, z samej mocy nowej treści art. 243 § 2 KSH, zaś stosownych postanowień w umowie spółki wymagać będzie zastrzeżenie surowszych (np. polegających na utrzymaniu dotychczasowej formy na piśmie pod rygorem nieważności) wymogów dla udzielenia umocowania. Tym samym nie jest też do końca ścisłe podkreślenie

w uzasadnieniu, że „konstrukcja, w której dopuszczenie formy dokumentowej uzależnione jest od woli samych wspólników wyrażonej w umowie spółki, zachowuje elastyczność i pozwala każdej spółce dostosować mechanizmy identyfikacyjne do własnych potrzeb i poziomu zaufania korporacyjnego“, skoro to nie dopuszczenie formy dokumentowej wymagać będzie pozytywnego działania wspólników polegającego na zmianie umowy spółki, lecz przeciwnie, aktywność zgromadzenia wspólników polegająca na zmianie umowy spółki będzie wymagana dla zapobieżenia dopuszczalności formy dokumentowej. Rozwiązanie takie, zwłaszcza wobec stosunkowo krótkiego vacatio legis (30 dni), może postawić niektóre spółki w sytuacji konieczności dopuszczenia (przynajmniej przez jakiś czas) pełnomocnictw w formie dokumentowej nawet, jeśli w danej spółce potrzeby i poziom zaufania korporacyjnego sprzeciwiają się temu. Uwzględnić tu należy bowiem nie tylko czas potrzebny na zwołanie zgromadzenia wspólników, niezbędnego do zmiany umowy spółki poprzez przewidzenie w niej surowszych niż wprowadzone projektowaną zmianą wymogów formalnych pełnomocnictwa, ale też przede wszystkim konieczność oczekiwania no wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym wobec jego konstytutywnego charakteru przy zmianie umowy spółki z o.o. (art. 255

§1 KSH). Tym samym może się okazać, że wiele spośród spółek, których wspólnicy nie są chętni do dopuszczenia posługiwania się mniej restrykcyjną, dokumentową formą pełnomocnictwa, najzwyczajniej

nie zdąży przeprowadzić stosowych zmian do czasu wejścia nowych przepisów. W rezultacie np. przy pierwszym po zmianie przepisów zgromadzeniu wspólników, choćby nawet zwołanym dla wyłączenia możliwości posługiwania się formą dokumentową, konieczne będzie zaakceptowanie pełnomocnictw udzielonych w tej formie. W sytuacji, gdy spółka nie przygotowała się jeszcze do podejmowania „odpowiednich, proporcjonalnych do celu działań służących identyfikacji wspólnika i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa” albo gdy sama chęć wyłączenia stosowania nowej regulacji wynika z faktu, że w danej spółce uznano, iż podejmowanie takich działań jest dla spółki utrudnione czy niemożliwe, będzie to swoistym paradoksem. Tym samym Krajowa Rada Notarialna, utrzymując generalnie pozytywny opinię o kierunku proponowanych zmian, sugeruje rozważenie znacznego przedłużenia vacatio legis, bądź leż odwrócenia kierunku art. 243 § 2 KSH tak, aby zachować jako zasadę udzielanie pełnomocnictwa na piśmie, zastrzegając jednak możliwość dopuszczenia posługiwania się formą dokumentową przez stosowne postanowienia umowy spółki. Pozwoli to podjąć decyzję w każdej spółce po wcześniejszym rozważeniu, czy np. spółka jest zdolna do podejmowania działań weryfikacyjnych. Zarazem wobec konstytuwnego wpisu w rejestrze, wyłączone zostałoby ryzyko „zaskoczenia” nowymi regulacjami co do form pełnomocnictw spółek, w których z jakichś względów

pożądane jest trwale (np. z uwagi na poziom zaufania korporacyjnego) lub czasowe (np. na czas przygotowania się do podejmowania starań weryfikacyjnych, wprowadzenie wewnętrznych procedur w tym zakresie itp.) utrzymanie dotychczasowej formy udzielania pełnomocnictw. Pozwoli to zatem na bardziej świadome i rozważne przygotowanie uczestników obrotu prawnospółkowego nie tylko do ułatwień, ale i wyzwań jakie będą wynikać z nowej regulacji.

Warszawa, dn. 02 kwietnia 2026 r.

Zestawienie nieuwzględnionych uwag zgłoszonych w ramach opiniowania

do projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych (UDER98)1

Lp. Podmiot Uwaga Treść uwagi Stanowisko MS zgłaszający dotyczy uwagi

1. Sąd Najwyższy Uwaga Potrzeba całościowego podejścia do kwestii formy Uwaga ogólna oświadczeń wspólnika składanego poszczególnym nieuwzględniona. spółkom - wzmianka

1. Na marginesie uwag dotyczących Uwaga dotycząca przedmiotowego projektu trzeba zwrócić uwagę na potrzeby całościowego kwestię zasadniczą, jaką jest potrzeba podejścia do kwestii kompleksowego i niekazuistycznego podejścia do formy oświadczeń zmian w kodeksach, w tym KSH. Częste i wycinkowe wspólnika składanych zmiany z istoty zagrażają bowiem stabilności poszczególnym spółkom systemu prawa oraz, jak pokazują doświadczenia zasługuje na ostatnich dekad, skutkować mogą niespójnością uwzględnienie co do wewnątrz danego aktu normatywnego (np. odnośnie kierunku. Należy jednak do regulacji podobnych w istocie kwestii, ale zauważyć, że dotyczących różnych spółek, spośród których tylko przedmiotowy projekt niektóre są przez ustawodawcę obejmowane ma charakter nowymi rozwiązaniami). deregulacyjny i Aktualny tytuł: projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw

2. Z tej perspektywy trzeba zwrócić uwagę, że w punktowy, a jego celem przedmiotowym projekcie zawarto unormowanie jest uproszczenie wycinkowe, które nie jest w pełni spójne funkcjonowania spółki z rozwiązaniem podobnych kwestii dotyczących ograniczoną wspólników spółek innych niż spółka z o.o. odpowiedzialnością jako Projektowane rozwiązanie dotyczące najczęściej pełnomocnictwa jest częściowo (ale nie całkowicie z wykorzystywanej w uwagi na inny rygor niezachowania formy) podobne obrocie formy do nowego rozwiązania kodeksowego dotyczącego prowadzenia prostej (uproszczonej) spółki akcyjnej. Ponieważ działalności projektowane unormowanie nie jest podobne do gospodarczej. rozwiązań dotyczących innych spółek, wejście w Rozszerzenie zakresu życie projektu nie będzie oznaczać ujednolicenia nowelizacji na pozostałe kodeksowej regulacji przedmiotowych kwestii. Brak typy spółek przy tym wyjaśnienia zawężonej perspektywy prowadziłoby do projektodawcy, która obejmuje tylko spółkę z o.o. istotnego poszerzenia Być może wynika to z okoliczności powiązania materii projektu oraz przedmiotowego projektu z szerszymi działaniami nadania mu charakteru rządowymi na rzecz deregulacji, w których jako kompleksowej reformy najistotniejszą gospodarczo wskazano ten rodzaj kodeksowej. spółki. Takie podejście, uzasadnione ekonomicznie, Mając na względzie nie powinno jednak przesądzać o ograniczonym systemowy charakter postrzeganiu kodeksu jako takiego, a raczej stanowić sygnalizowanego punkt wyjścia do kompleksowej oceny jego zagadnienia, uwagi Sądu postanowień, w tym dotyczących podobnych Najwyższego zostały problemów w funkcjonowaniu innych rodzajów przekazane Komisji spółek. Kodyfikacyjnej Prawa

3. Podobne praktyczne problemy, które Cywilnego, której Zespół projektodawca stara się zniwelować w obrocie ds. prawa handlowego gospodarczym z udziałem spółki z o.o., dotyczyć prowadzi obecnie

mogą spółek osobowych i spółek akcyjnych, które przegląd regulacji po wejściu w życie projektu będą regulowane w Kodeksu spółek sposób odmienny od spółki z o.o. i prostej handlowych w celu (uproszczonej) spółki akcyjnej. Odnośnie do spółek identyfikacji obszarów osobowych trzeba dodatkowo zauważyć, że problem wymagających zmian braku kodeksowej regulacji jest rozwiązywany przez oraz opracowania przyjęcie, że zagadnienie formy zawiadomień jest ewentualnych rozwiązań „poza zainteresowaniem ustawodawcy”, co skutkuje o charakterze potrzebą regulacji w umowie spółki albo kompleksowym. Kwestia ukształtowania w drodze zwyczaju w danej spółce. ujednolicenia regulacji Zauważa się przy tym, że jeżeli w umowie spółki nie dotyczących formy ma ustalonego trybu zaproszeń na zebranie pełnomocnictw oraz wspólników albo wcześniej nie było ustalonego komunikacji zwyczaju, to „nic nie stoi na przeszkodzie, aby w korporacyjnej w zaproszeniu na zebranie wspólników znalazły się poszczególnych typach wymogi przewidziane dla spółek kapitałowych”, o spółek zostanie zatem których była mowa wyżej (zob. A. Kidyba, A. Witosz, poddana dalszej, Obowiązek zawiadomienia o planie, [w:] A. Kidyba, pogłębionej analizie w A. Witosz, Łączenie, podział i przekształcanie spółek ramach odrębnych prac handlowych, Warszawa 2010, pkt 2.3.2.7, Lex). kodyfikacyjnych. Również z tych względów pożądane jest (i dla spójności wewnętrznej kodeksu i z perspektywy deregulacji rozumianej jako uproszczenie) rozważenie przez projektodawcę całościowej (kompleksowej) zmiany przepisów KSH również poza działem I tytułu III. W szczególności dotyczy to rozwiązań dotyczących spółki akcyjnej (art. 402 § 3 KSH), które mają zastosowanie też do spółki komandytowoakcyjnej (mocą odesłania w art. 126 § 1 pkt 2 KSH), a ponadto spółki europejskiej, o której

mowa w art. 53 rozporządzenia Rady (WE) nr 2157/2001 z 8.102001 r. w sprawie statutu spółki europejskiej (SE) (Dz. U. UE. L. z 2001 r. Nr 294, s. 1 i in. ze zm.) oraz art. 15 i n. ustawy z dnia 4 marca 2005 r. o europejskim zgrupowaniu interesów gospodarczych i spółce europejskiej (Dz. U. z 2022 r. poz. 259, z późn. zm.). Postulować trzeba, żeby projektodawca rozważył zbadanie czy problemy rozwiązywane przez niego drogą przedmiotowego projektu występują też na gruncie innych przepisów kodeksu (tj. innych rodzajów spółek) oraz w razie ich identyfikacji, rozważenie poszerzenia zakresu przedmiotowego projektu celem ich jednoczesnego rozwiązania.

4. Przy okazji ewentualnej kompleksowej nowelizacji kodeksu warto by również rozważyć rozwiązanie, powiązanych z materią projektu, problemu braku spójności między kodeksowymi przepisami dotyczącymi przedmiotowych kwestii, w tym zakresu zastosowania zgody wspólnika. Na tle obecnego, niejednoznacznego brzmienia art. 238 § 1 KSH w piśmiennictwie przyjmuje się, że taka zgoda wspólnika spółki z o.o. dotyczy zarówno kierowania korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych, jak i na wskazany adres poczty elektronicznej. Natomiast z art. 402 § 3 KSH, który odnosi się też do spółki komandytowo-akcyjnej (mocą odesłania w art. 126 § 1 pkt 2 KSH), wyraźnie wynika, że w spółce akcyjnej zgoda akcjonariusza dotyczy wysyłania zawiadomień tylko na wskazany

przez niego inny adres poczty elektronicznej (inny niż ewentualnie widniejący w rejestrze akcjonariuszy), a nie jest ona potrzebna do kierowania przedmiotowej korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych.

5. Warto by też rozważyć ujednolicenie unormowania rygoru niedochowania formy, tj. zastrzeżenia rygoru nieważności (a tym samym daleko idących skutków, o których mowa w art. 73 k.c.) lub braku takiego rygoru odnośnie do formy udzielenia przez wspólnika pełnomocnictwa w poszczególnych spółkach. Projektowany art. 243 § 2 KSH nie zawiera takiego rygoru dla pełnomocnictwa wspólnika spółki z o.o., natomiast jest on przewidziany (odpowiednio do formy dokumentowej oraz formy pisemnej) w art. 300 [95] § 2 KSH, dotyczącym prostej (uproszczonej) spółki akcyjnej, oraz w art. 412[1] § 1 k KSH, dotyczącym spółki akcyjnej.

2. Krajowa Izba Uwagi Wady i ryzyka projektu. Mimo licznych zalet, projekt Uwaga Radców ogólne/OSR budzi również poważne wątpliwości. Kluczową nieuwzględniona. Prawnych kwestią jest bezpieczeństwo obrotu prawnego. W dobie zaawansowanych narzędzi graficznych, Zastrzeżenie rygoru stworzenie przekonującego skanu dokumentu z nieważności dla formy podpisem nie stanowi większego problemu dokumentowej technicznego. Ryzyko to jest szczególnie istotne w pełnomocnictwa nie kontekście pełnomocnictw do uczestnictwa w znajduje dostatecznego zgromadzeniach wspólników. Sfałszowanie uzasadnienia w pełnomocnictwa w formie dokumentowej i potrzebie ochrony dopuszczenie na zgromadzenie “pełnomocnika” bezpieczeństwa obrotu korporacyjnego.

działającego na podstawie takiego dokumentu może Pełnomocnictwo do doprowadzić do podjęcia uchwał, które następnie udziału w zgromadzeniu będą kwestionowane w długotrwałych wspólników ma postępowaniach sądowych. Projektodawca niejako charakter wyłącznie jest świadomy tych ryzyk i próbuje im przeciwdziałać fakultatywny i służy poprzez wprowadzenie obowiązku podejmowania jedynie ułatwieniu przez spółkę “odpowiednich, proporcjonalnych do wykonywania praw celu działań służących identyfikacji”. Problem udziałowych przez polega jednak na tym, że jest to klauzula generalna, wspólnika, nie zaś która nie precyzuje, jakie konkretnie działania spółka zapewnieniu powinna podjąć. W praktyce oznacza to, że spółki prawidłowości samej będą musiały same wypracować procedury procedury weryfikacyjne, co może prowadzić do znacznych podejmowania uchwał. rozbieżności w standardach stosowanych przez Wspólnik może bowiem różne podmioty. uczestniczyć w Ocena skutków regulacji zawiera wprawdzie zgromadzeniu osobiście, przykładowe środki weryfikacyjne – takie jak a brak pełnomocnictwa okazanie oryginału pełnomocnictwa przy nie wpływa na ważność sporządzaniu listy obecności, przedstawienie obrad ani skuteczność dokumentu tożsamości przez pełnomocnika, podejmowanych dołączenie kopii odpisu z KRS czy dokumentów czynności. W sytuacji potwierdzających własność udziałów – ale są to niezachowania formy jedynie sugestie, nie wiążące wymogi prawne. Brak dokumentowej ciężar jasnych standardów może prowadzić do wykazania istnienia niepewności prawnej i sporów sądowych. umocowania obciąża Szczególnie problematyczna jest sytuacja, gdy pełnomocnika pełnomocnictwo jest przesyłane elektronicznie (mocodawcę), co w bezpośrednio przed zgromadzeniem lub gdy praktyce prowadzi do zgromadzenie odbywa się w trybie całkowicie konieczności zdalnym. W takich przypadkach weryfikacja posługiwania się

autentyczności dokumentu i tożsamości dokumentem mocodawcy jest znacznie trudniejsza niż w sytuacji, umożliwiającym gdy pełnomocnik stawia się osobiście i może okazać jednoznaczną oryginał dokumentu oraz swój dowód osobisty. identyfikację osoby Powyższe zagadnienie odpowiedniej weryfikacji udzielającej dokumentu pełnomocnictwa, osób wspólnika oraz pełnomocnictwa. pełnomocnika nabiera szczególnego znaczenia przy Ewentualne uchwałach protokołowanych przez notariusza, w pełnomocnictwo ustne, szczególności w przypadku zmiany umowy spółki choć teoretycznie (art. 255 § 3 KSH). dopuszczalne na gruncie Istotne zastrzeżenie legislacyjne wywołuje brak ogólnych zasad prawa zastrzeżenia rygoru nieważności dla wprowadzanej cywilnego, nie daje formy dokumentowej pełnomocnictwa, co ma możliwości jego miejsce w porównywalnym rozwiązaniu z prostej wiarygodnej weryfikacji i spółki akcyjnej (art. 300⁹⁵ § 2 KSH). Brak takiego z tego względu nie może rygoru oznaczałby obowiązywanie formy czynności stanowić realnej prawnej dla celów dowodowych ad probationem podstawy do (art. 74 KC), co nie byłoby pożądane z perspektywy dopuszczenia do udziału bezpieczeństwa obrotu. Pożądanym jest w zgromadzeniu ani do wprowadzenie rygoru nieważności dla formy wpisu na listę dokumentowej, co definitywnie wprowadzi wymóg obecności. Mechanizmy przedstawienia pełnomocnictwa w przepisanej praktyki obrotu same formie. zatem eliminują tego Pewnym mankamentem projektu jest brak analizy rodzaju rozwiązania, bez prawnoporównawczej. W ocenie skutków regulacji potrzeby sięgania po wprost stwierdzono, że “projektowane rozwiązania sankcję nieważności. ze względu na stopień szczegółowości nie były Wprowadzenie poddawane analizie prawnoporównawczej”. To ustawowego rygoru podejście jest dyskusyjne. Forma pełnomocnictw nieważności korporacyjnych i wymogi dotyczące doręczeń prowadziłoby natomiast

elektronicznych są regulowane w systemach do nadmiernego prawnych wszystkich krajów Unii Europejskiej a formalizmu oraz do analiza rozwiązań przyjętych w innych państwach nieproporcjonalnego członkowskich mogłaby dostarczyć cennych zaostrzenia wymogów wskazówek, zarówno co do potencjalnych korzyści, dla czynności o jak i ryzyk związanych z projektowanymi zmianami. charakterze wyłącznie Szczególnie interesujące byłoby zbadanie, jak inne wewnątrzkorporacyjnym. kraje radzą sobie z problemem weryfikacji Pozostawałoby to w autentyczności dokumentów w formie elektronicznej sprzeczności z i jakie wypracowały standardy należytej staranności deregulacyjnym celem dla spółek. Takie porównanie mogłoby pomóc w projektowanej sformułowaniu bardziej precyzyjnych wytycznych dla nowelizacji, której polskich spółek i zmniejszyć ryzyko niepewności założeniem jest prawnej. uproszczenie i uelastycznienie procedur funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przy jednoczesnym zachowaniu wystarczającego poziomu bezpieczeństwa prawnego. W odniesieniu natomiast do braku analizy prawno-porównawczej wskazać należy, że projektowana regulacja ma charakter

punktowy i deregulacyjny, dotyczy wyłącznie formy czynności korporacyjnych w ramach prawa krajowego oraz nie jest przedmiotem harmonizacji prawa Unii Europejskiej. Forma dokumentowa stanowi konstrukcję prawa polskiego, której treść normatywna nie jest tożsama z rozwiązaniami przyjętymi w innych porządkach prawnych, co ogranicza praktyczną użyteczność analiz komparatystycznych. W ocenie projektodawcy zakres i charakter zmian nie uzasadniają prowadzenia pogłębionych badań porównawczych, które byłyby właściwe przede wszystkim dla reform systemowych lub kodyfikacyjnych, a nie

dla zmian technicznych i upraszczających.

3. Prezes Sądu proj. art. 243 Pozwalam sobie zgłosić następujące uwagi do Apelacyjnego 1. Uwaga dotycząca

§ 2 KSH (art. projektu przedstawionego przy tymże piśmie: 1. w Katowicach uzasadnienia – 1 pkt 2 dostrzegam sprzeczność uzasadnienia z projektem uwzględniona. projektu) w zakresie zmiany art. 243 § 2 ksh. Projekt przewiduje jako regułę pełnomocnictwo w formie 2. Uwaga dotycząca dokumentowej, chyba że umowa spółki stanowi zastrzeżenia rygoru inaczej. Tymczasem w uzasadnieniu projektu nieważności - czytamy, że postulat zmiany art. 243 § 2 KSH zmierza nieuwzględniona. do umożliwienia, aby umowa spółki z ograniczoną Zastrzeżenie rygoru odpowiedzialnością przewidywała możliwość nieważności dla formy udzielania pełnomocnictwa do udziału w dokumentowej zgromadzeniu wspólników w formie dokumentowej. pełnomocnictwa nie Stąd wedle uzasadnienia forma dokumentowa znajduje dostatecznego pełnomocnictwa miałaby być jedynie wyjątkiem uzasadnienia w przewidzianym umową spółki. Tymczasem w myśl potrzebie ochrony projektowanej regulacji forma dokumentowa ma być bezpieczeństwa obrotu zasadą, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej; 2. korporacyjnego. projekt w zakresie zmiany art. 243 § 2 ksh generuje Pełnomocnictwo do ryzyko sporów korporacyjnych z dwóch przyczyn: a. udziału w zgromadzeniu po pierwsze poprzez brak zastrzeżenia rygoru wspólników ma nieważności dla projektowanej formy charakter wyłącznie dokumentowej. W takiej sytuacji skuteczne wydaje fakultatywny i służy się udzielenie pełnomocnictwa nawet ustnie (art. 74 jedynie ułatwieniu

§ 1 kc w zw. z art. 2 ksh), co grozi destabilizacją wykonywania praw sytuacji w spółce. Z praktyki wiadomo bowiem, że udziałowych przez pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólnika, nie zaś wspólników bywa udzielane w sytuacjach pilnych i zapewnieniu konfliktowych. Dlatego proponowana regulacja jest prawidłowości samej

niewłaściwa, zwłaszcza że dotyczyć ma także już procedury istniejących spółek. Nie negując potrzeby podejmowania uchwał. deregulacji wydaje się wskazane, aby odwrócić Wspólnik może bowiem regułę przewidzianą przez nowe brzmienie art. 243 § uczestniczyć w 2 ksh poprzez brzmienie: „Pełnomocnictwo powinno zgromadzeniu osobiście, być udzielone w formie pisemnej pod rygorem a brak pełnomocnictwa nieważności, chyba że umowa spółki przewiduje nie wpływa na ważność możliwość jego udzielenia w formie dokumentowej obrad ani skuteczność pod rygorem nieważności”; b. po drugie dlatego, że podejmowanych nie wyklucza możliwości zastrzeżenia w umowie czynności. W sytuacji spółki formy surowszej np. aktu notarialnego, co niezachowania formy może prowadzić do utrudnienia udziału w dokumentowej ciężar zgromadzeniu wspólników wspólnikom wykazania istnienia mniejszościowym, zwłaszcza osobom starszym lub umocowania obciąża zagranicznym. W takiej sytuacji skutek pełnomocnika wprowadzanej zmiany byłby odwrotny od (mocodawcę), co w deklarowanego w uzasadnieniu projektu. Do takiej praktyce prowadzi do treści projektu nie przekonuje fakt, że skuteczne konieczności zastrzeżenie wymogu formy surowszej wymaga jego posługiwania się umieszczenia w umowie spółki. Zastrzeżenie to dokumentem bowiem może zostać wprowadzone do umowy umożliwiającym spółki z pominięciem wspólnika mniejszościowego jednoznaczną (art. 246 § 1 ksh). Generuje to ryzyko nowych sporów identyfikację osoby korporacyjnych przed sądami okręgowymi udzielającej dotyczących uchylenia uchwał wspólników w tym pełnomocnictwa. przedmiocie. Ewentualne pełnomocnictwo ustne, choć teoretycznie dopuszczalne na gruncie ogólnych zasad prawa

cywilnego, nie daje możliwości jego wiarygodnej weryfikacji i z tego względu nie może stanowić realnej podstawy do dopuszczenia do udziału w zgromadzeniu ani do wpisu na listę obecności. Mechanizmy praktyki obrotu same zatem eliminują tego rodzaju rozwiązania, bez potrzeby sięgania po sankcję nieważności. Wprowadzenie ustawowego rygoru nieważności prowadziłoby natomiast do nadmiernego formalizmu oraz do nieproporcjonalnego zaostrzenia wymogów dla czynności o charakterze wyłącznie wewnątrzkorporacyjnym. Pozostawałoby to w sprzeczności z deregulacyjnym celem projektowanej

nowelizacji, której założeniem jest uproszczenie i uelastycznienie procedur funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przy jednoczesnym zachowaniu wystarczającego poziomu bezpieczeństwa prawnego.

4. Krajowa Rada Uzasadnienie Zarazem jednak Krajowa Rada Notarialna zaznacza, Notarialna 1. Uwaga dotycząca projektu że choć w uzasadnieniu projektu wskazano, iż uzasadnienia – /przedłużenie „postulat zmiany art. 243 § 2 KSH zmierza do uwzględniona. vacatio legis umożliwienia, aby umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przewidywała 2. Uwaga dotycząca możliwość udzielanie pełnomocnictwa do udziału w vacatio legis – zgromadzeniu wspólników w formie dokumentowej“, nieuwzględniona. w przedstawionym projekcie przewidziano Zgłoszona uwaga nie rozwiązanie, w którym przewiduje się nadanie wymaga uwzględnienia. wspomnianemu § 2 treści, wedle której Projektowane „pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie rozwiązania mają dokumentowej, chyba że umowa spółki przewiduje charakter liberalizujący i surowsze wymogi jego udzielenia “. Zatem przy nie nakładają na spółki utrzymaniu brzmienia projektu, to nie umowa spółki nowych obowiązków ani będzie przewidywać możliwość udzielenia wymogów pełnomocnictwa w formie dokumentowej, lecz dostosowawczych.

wynikać to będzie już ex lege, z samej mocy nowej treści art. 243 § 2 KSH, zaś stosownych postanowień w umowie spółki wymagać będzie zastrzeżenie surowszych (np. polegających na utrzymaniu dotychczasowej formy na piśmie pod rygorem nieważności) wymogów dla udzielenia umocowania. Tym samym nie jest też do końca ścisłe podkreślenie w uzasadnieniu, że „konstrukcja, w której dopuszczenie formy dokumentowej uzależnione jest od woli samych wspólników wyrażonej w umowie spółki, zachowuje elastyczność i pozwala każdej spółce dostosować mechanizmy identyfikacyjne do własnych potrzeb i poziomu zaufania korporacyjnego“, skoro to nie dopuszczenie formy dokumentowej wymagać będzie pozytywnego działania wspólników polegającego na zmianie umowy spółki, lecz przeciwnie, aktywność zgromadzenia wspólników polegająca na zmianie umowy spółki będzie wymagana dla zapobieżenia dopuszczalności formy dokumentowej. Rozwiązanie takie, zwłaszcza wobec stosunkowo krótkiego vacatio legis (30 dni), może postawić niektóre spółki w sytuacji konieczności dopuszczenia (przynajmniej przez jakiś czas) pełnomocnictw w formie dokumentowej nawet, jeśli w danej spółce potrzeby i poziom zaufania korporacyjnego sprzeciwiają się temu. Uwzględnić tu należy bowiem nie tylko czas potrzebny na zwołanie zgromadzenia wspólników, niezbędnego do zmiany umowy spółki poprzez przewidzenie w niej

surowszych niż wprowadzone projektowaną zmianą wymogów formalnych pełnomocnictwa, ale też przede wszystkim konieczność oczekiwania no wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym wobec jego konstytutywnego charakteru przy zmianie umowy spółki z o.o. (art. 255 §1 KSH). Tym samym może się okazać, że wiele spośród spółek, których wspólnicy nie są chętni do dopuszczenia posługiwania się mniej restrykcyjną, dokumentową formą pełnomocnictwa, najzwyczajniej nie zdąży przeprowadzić stosowych zmian do czasu wejścia nowych przepisów. W rezultacie np. przy pierwszym po zmianie przepisów zgromadzeniu wspólników, choćby nawet zwołanym dla wyłączenia możliwości posługiwania się formą dokumentową, konieczne będzie zaakceptowanie pełnomocnictw udzielonych w tej formie. W sytuacji, gdy spółka nie przygotowała się jeszcze do podejmowania „odpowiednich, proporcjonalnych do celu działań służących identyfikacji wspólnika i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa” albo gdy sama chęć wyłączenia stosowania nowej regulacji wynika z faktu, że w danej spółce uznano, iż podejmowanie takich działań jest dla spółki utrudnione czy niemożliwe, będzie to swoistym paradoksem. Tym samym Krajowa Rada Notarialna, utrzymując generalnie pozytywny opinię o kierunku proponowanych zmian, sugeruje rozważenie znacznego przedłużenia vacatio legis, bądź leż

odwrócenia kierunku art. 243 § 2 KSH tak, aby zachować jako zasadę udzielanie pełnomocnictwa na piśmie, zastrzegając jednak możliwość dopuszczenia posługiwania się formą dokumentową przez stosowne postanowienia umowy spółki. Pozwoli to podjąć decyzję w każdej spółce po wcześniejszym rozważeniu, czy np. spółka jest zdolna do podejmowania działań weryfikacyjnych. Zarazem wobec konstytuwnego wpisu w rejestrze, wyłączone zostałoby ryzyko „zaskoczenia” nowymi regulacjami co do form pełnomocnictw spółek, w których z jakichś względów pożądane jest trwale (np. z uwagi na poziom zaufania korporacyjnego) lub czasowe (np. na czas przygotowania się do podejmowania starań weryfikacyjnych, wprowadzenie wewnętrznych procedur w tym zakresie itp.) utrzymanie dotychczasowej formy udzielania pełnomocnictw. Pozwoli to zatem na bardziej świadome i rozważne przygotowanie uczestników obrotu prawnospółkowego nie tylko do ułatwień, ale i wyzwań jakie będą wynikać z nowej regulacji.